Notarul public eliberează copii legalizate sau copii certificate?

Doina DUNCA, consilier juridic UNNPR

Adina OLARU, consilier juridic UNNPR

Rezumat:  În activitatea notarială, s-a consacrat principiul potrivit căruia pentru instrumentarea unor acte sau proceduri trebuie depuse copii legalizate care atestă îndeplinirea unor condiții de fond sau de formă. Uneori însă notarului public i se solicită de către autoritățile publice locale sau alte instituții interesate să trimită copii certificate de pe anumite acte. În lista atribuțiilor ce intră în competența notarului prevăzută la art. 12 din LNP se numără legalizarea copiilor de pe înscrisuri la litera i). S-ar putea include certificarea unor copii într-o altă rubrică, respectiv orice alte operațiuni prevăzute de lege [art. 12, lit.) ș]?

Cuvinte-cheie: copii legalizate, copii certificate, registre notariale, aprecierea asupra cererii depuse de persoana interesată, recalificarea solicitării

În practica notarială, se folosesc atât copii legalizate, cât și copii a căror conformitate cu originalul este certificată de persoanele interesate (de exemplu, pentru formarea unui dosar succesoral, copia actului de deces și a actului de proprietate se legalizează pentru imobilul din masa succesorală; copiile actelor de stare civilă ale moștenitorilor sunt prezentate după ce au fost certificate de către cei cărora li se va atribui moștenirea), dar notarul public va putea certifica una sau mai multe copii?

Art. 126 din Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995 dispune că părților li se asigură dreptul de a obține copii, certificate sau extrase ale unor documente aflate într-un dosar notarial  în care, prin ipoteză, figurează și alte persoane în afara solicitantului (de aici dreptul acestuia de a avea acces la întregul material care a stat la baza unui anumit act). S-ar putea încadra în această situație, în afară de exemplul la care ne-am referit, și autentificarea unor acte constitutive sau translative de drepturi reale imobiliare și divorțul prin acordul soților. În îndeplinirea acestor proceduri, sunt necesare dovezi referitoare la: drepturile de care părțile înțeleg să dispună (prezentând titluri de proprietate ale celor în cauză și ale antecesorilor), calitatea pe care o invocă în îndeplinirea procedurii (extrasele de uz oficial ale actelor de stare civilă) și alte asemenea înscrisuri relevante (certificate fiscale, extrase de CF, atestarea de la asociația de proprietari că nu există datorii la întreținere etc.). În art. 286 alin. (4) din Codul de procedură civilă s-a conservat principiul existent și în reglementarea anterioară, potrivit căruia copiile de pe copii nu au nicio putere doveditoare. Prin urmare, dovezile trebuie să fie înscrisuri originale, care au fost obținute prin intermediul notarului public sau depuse de către o altă parte, dar care trebuie să fie aduse la cunoștința tuturor persoanelor implicate în dezbaterea cauzei succesorale sau în îndeplinirea altei proceduri.

În aceeași ordine de idei, ținem să precizăm că în Codul de procedură civilă (CPC), cu ale cărui prevederi se completează legislația notarială, părțile sunt obligate să depună la instanță copii certificate de pe înscrisurile invocate [art. 254 alin. (4) CPC, de exemplu]. Mai mult decât atât, în art. 299 CPC sunt enumerate și acte a căror trimitere în original nu poate fi cerută de instanță; între acestea se găsesc: cărțile funciare și planurile, registrele autorităților sau instituțiilor publice, testamentele depuse la instanțe, notari publici sau avocați, precum și alte acte originale ce se găsesc în arhivele acestora. În privința lor, instanța va cere copii certificate sau, dacă s-ar impune procedura verificării înscrisurilor, instanța va ordona prezentarea testamentelor ori a înscrisurilor originale în vederea efectuării expertizei grafoscopice, conform alin. (3) al aceluiași articol. Dacă instanța sau o autoritate publică s-ar adresa biroului notarial cerând expressis verbis o copie certificată de pe un anumit înscris, notarul public va putea, în mod excepțional, să o elibereze. Oricum, această copie va apărea în Registrul de corespondență – motiv pentru care se va aloca un număr de înregistrare atât solicitării primite, cât și răspunsului. Potrivit art. 27 din OMJ nr. 177/C/2024 pentru aprobarea normelor privind tarifele de onorarii minimale pentru serviciile prestate de notarii publici, în cazurile în care statului român i-ar reveni obligaţia de plată a onorariului, se pot acorda scutiri; în practică sunt scutite de onorariu și solicitările venite din partea altor instituții publice sau a instanțelor. Prin urmare, este posibil să se recurgă la eliberarea unor copii conforme cu originalul în ideea de a nu se încasa onorariul aferent emiterii unei copii legalizate și în alte situații în afara celei la care ne-am referit deja.

În realitate însă, prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 297/25.11.2011 de adoptare a Normelor privind modul de efectuare a înscrierilor în registrele notariale, se arată următoarele: în Registrul de consultaţii notariale, pe lângă consultaţiile acordate, se vor înscrie şi toate celelalte servicii ce se prestează, pentru care notarul public încasează onorarii, spre exemplu serviciile prestate în vederea efectuării operaţiunilor de carte funciară sau altele asemenea. Mai mult decât atât, în Registrul general notarial există o rubrică aparte, având numărul 17, referitoare la Rectificări, proiecte, alte operaţii (necuprinse în rubricile 18-23), în care se va putea înregistra încheierea de certificare a conformității cu originalul. Cu toate aceste precizări de natură a completa materia certificării copiilor, nu considerăm că este cazul să se creeze o nouă procedură, din moment ce operațiunea de legalizare a acestora acoperă întregul palier de solicitări venite din partea persoanelor fizice sau juridice.

În concluzie, procedura civilă, inclusiv cea notarială sunt atent reglementate și nu trebuie interpretate extensiv; nu există motive să se recurgă la alte proceduri decât cele deja consacrate. Dacă va considera necesar, legiuitorul va reglementa oricare altă nouă procedură dată în competența notarului public, prin care acestuia i se vor completa atribuții deja existente. Ținem să precizăm că, în aplicarea principiului disponibilității, care guvernează întreaga procedură civilă, nu ar trebui interpretat în sensul că o persoană interesată ar putea cere nu doar eliberarea unei copii de pe un act notarial, ci mai mult, să indice notarului public procedura pe care acesta să o utilizeze. Dacă s-ar proceda astfel, ar însemna să considerăm că legalizarea copiilor constituie doar o alternativă a certificării pentru conformitate cu originalul. Așa cum judecătorul poate recalifica o cerere adresată instanței, în conformitate cu art. 22 alin. (4) CPC, în mod similar, și notarul public va fi în situația de a aduce la cunoștința solicitantului că îi poate elibera o copie legalizată din arhiva biroului, iar nu una certificată, chiar dacă așa i s-a cerut.