„Être notaire c’est d’abord posséder la culture du secret”

Jean-François Sagaut, „Notaires : la religion du secret”, în Droit et patrimoine, septembrie 2010, p. 10

„Este o confidențialitate poziționată mai presus de obligațiile legale de a nu divulga date cu caracter personal […] Este o confidențialitate intimă, care are ca obiect gândurile, ideile, sentimentele, opiniile încredințate ad-hoc notarului public și care, chiar dacă nu produc efecte juridice, trebuie să fie păstrate în taină […] Imparțialitatea și confidențialitatea sunt trăsături personale. Ele nu se atașează unui subiect nedefinit, funcției notariale, ci fiecărui notar în parte. Fiecare dintre noi avem datoria de a le modela individual, astfel încât să putem furniza, în final, imaginea colectivă a corpului notarial.”

Dumitru-Viorel Mănescu, Editorial în Buletinul Notarilor Publici nr. 3/2019, p. 5

„Taina altuia să nu o dai pe față, ca nu cumva cel ce o aude să nu te defaime şi să nu dărâme (pentru totdeauna) faima ta.”

Pildele lui Solomon, 25:9 – 10

REZUMAT

Notarii publici sunt confruntați frecvent cu solicitări de comunicare a copiilor de pe diferitele acte ori documente păstrate în arhiva lor. Problemele nu vin atât de la cererile adresate direct de către părți, succesorii lor în drepturi sau reprezentanții acestora. Dificultăți mai sensibile ridică situația în care asemenea solicitări sunt formulate de alte persoane, pretins interesate în sensul reglementărilor notariale. Pentru tratarea riguroasă a chestiunii, se cuvine delimitat [O1] după cum asemenea solicitări intervin în baza unei dispoziții legale, cel mai adesea în beneficiul autorităților, instituțiilor sau altor delegatari ai puterii publice, sau sunt doar generic întemeiate pe invocarea de către terți a unui «interes» în cunoașterea cuprinsului actelor, a cărui legitimitate variază de la caz la caz. Aceste din urmă ipoteze, vizibil mai delicate, merită și o perspectivă comparativă cu soluțiile reținute în dreptul francez pentru situațiile echivalente. Acolo, secretul profesional al notarului a fost, de-a lungul timpului, într-atât de favorizat în conflictele posibile cu alte interese publice ori private, care ar fi pretins dezvăluirea lui, încât a ajuns să fie considerat ca fiind o garanție a respectării drepturilor individuale pentru semnatarii actelor. Dificultatea rezidă în aceea că transmiterea unor asemenea date sau informații către terțe persoane plasează notarul public, mai tot timpul, între ciocan și nicovală. Astfel, refuzurile nejustificate de eliberare a copiilor ori de transmitere a documentelor către entitățile îndreptățite să solicite informații și documente sunt considerate o administrare defectuoasă a arhivei notariale, în timp ce, pe de altă parte, comunicarea acestora către persoane neîndreptățite să le primească este sancționată ca abatere disciplinară, pentru încălcarea secretului profesional. Este necesară, prin urmare, trecerea în revistă a diferitelor ipoteze posibile în acest context, pentru formularea unor concluzii uniforme, de natură a rezolva posibilele incertitudini. Concluzia textului este că principiul secretului profesional revine în forță atunci când asemenea solicitări intervin în afara cadrului unor reglementări de detaliu ori a unor dispoziții de principiu care să justifice transmiterea documentelor. Mai cu seamă în cazul terților desăvârșiți, care nu intervin ca succesori în drepturi sau în calitate de avânzi-cauză ai semnatarilor actului, garantarea dreptului la apărare ori furnizarea mijloacelor de probă în perspectiva unui proces eventual nu ar trebui să poată interveni ca justificări suficiente ale calității petentului. Acesta din urmă trebuie, mai degrabă, să demonstreze că solicitarea lui de a obține documentul urmărește ocrotirea vreunui interes general, care depășește zona intereselor sale personale. Comunicarea informațiilor din arhivă ridică probleme inclusiv din perspectiva noilor reglementări care privesc protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor incluse în documentațiile aferente actelor notariale.

Cuvinte-cheie: copii certificate, copii legalizate, secret profesional, informații din arhivă

1. Secretul profesional

Notarii publici sunt confruntați adesea cu solicitări de comunicare a copiilor de pe diferite acte ori documente păstrate în arhiva lor. Problema fundamentală în acest context vine din aceea că transmiterea unor asemenea date sau informații derogă de la obligația păstrării secretului profesional, reglementată, la nivel de principiu, în legislația notarială (UNNPR, Adresa nr. 849/11.03.2010). Or, diversele situații care pot apărea în practică trebuie să primească o soluție uniformă, de natură a rezolva posibilele incertitudini, căci asemenea solicitări plasează notarul public, mai tot timpul, între ciocan și nicovală. Astfel, refuzurile nejustificate de eliberare a copiilor ori de transmitere a documentelor către entitățile îndreptățite să solicite informații și documente sunt considerate o administrare defectuoasă a arhivei notariale, susceptibilă să atragă preluarea sa în custodie definitivă (art. 129 din Regulament), în timp ce, pe de altă parte, comunicarea acestora către persoane neîndreptățite să le primească este sancționată ca abatere disciplinară, pentru încălcarea secretului profesional [art. 74 lit. k) din Lege]. Acest text își propune trecerea în revistă a diferitelor ipoteze posibile în acest context, pentru formularea unor concluzii de ansamblu.

► Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 70 din Lege: „notarul public și personalul biroului notarial au obligația să păstreze secretul profesional cu privire la actele și faptele despre care au luat cunoștință în cadrul activității lor, chiar și după încetarea funcției, respectiv după încetarea raporturilor de muncă, cu excepția cazurilor în care legea sau părțile interesate îi eliberează de această obligație” (s.n.).

2. Texte aplicabile

Cu siguranță, dificultăți mai sensibile ridică situația în care asemenea solicitări sunt formulate de terțe persoane, pretins «interesate», în sensul reglementărilor notariale. Sunt incidente următoarele dispoziții:

► Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 152 alin. (10) teza I din Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, republicată („Legea”): „copii legalizate din arhiva biroului notarial de pe actele emise de notarul public se eliberează numai părților, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și celor care justifică un drept sau un interes legitim” (s.n.). ► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 126 din Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul ministrului justiției nr. 2.333/C/2013 („Regulamentul”): „(1) Notarul public este obligat să respecte dreptul părților actului notarial de a lua cunoștință de documentele care le privesc, aflate într-un dosar întocmit cu privire la acestea, și de a obține copii certificate sau extrase ale acestor documente. (2) Notarul public care deține înscrisul ce face obiectul cererii prevăzute la alin. (1) are obligația să soluționeze cererea în cel mai scurt timp posibil, iar în cazul în care refuză, să comunice în scris refuzul său motivat. (3) În cazul în care notarul public refuză nejustificat eliberarea unei copii sau informații din arhiva notarială, solicitantul se poate adresa Camerei în vederea aprobării cererii de eliberare a înscrisului. Cererea aprobată prin decizia Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru notarul public” (s.n.), Art. 253 alin. (4) și alin. (5) din același Regulament: „Notarul public nu poate elibera copie legalizată de pe încheierea finală” – a procedurii succesorale (n.n.), dar – „se pot elibera copii legalizate de pe orice înscris aflat în original la dosarul cauzei, inclusiv de pe procesul-verbal de constatare a stării materiale a testamentului olograf și de pe cel de validare a acestuia”, și Art. 311 alin. (6) din același Regulament: „La cererea părților, a succesorilor sau reprezentanților acestora, precum și a altor persoane care justifică un drept sau un interes legitim, notarul public eliberează copii legalizate de pe actele originale existente în arhiva biroului notarial. Pentru actele notariale întocmite în mai multe exemplare originale, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe exemplarul original aflat în arhivă. Pentru actele notariale întocmite într-un singur exemplar original, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe duplicatul actului aflat în arhivă.” (s.n.)

3. Legea din 25 Ventôse an XI

Dispoziții similare reglementează această derogare de la principiul secretului profesional inclusiv în dreptul francez, dar exclusiv în beneficiul instanței de judecată. Conform art. 23 din Legea privitoare la organizarea notariatului din 16 martie 1803 (25 „ventôse” din anul XI, în calendarul republican), în forma actualmente în vigoare, „notarii nu vor putea, în lipsa ordonanței emise în acest sens de către președintele tribunalului de mare instanță (echivalentul tribunalului județean, n. tr.), să remită copii ori să transmită informații despre actele instrumentate altor persoane decât părților și moștenitorilor sau avânzilor-cauză ai acestora, sub sancțiunea daunelor interese și a unei amenzi de 15 euro, precum și, în caz de recidivă, sub pedeapsa suspendării din funcție pentru un termen de trei luni, cu excepția cazurilor autorizate de legile și regulamentele referitoare la taxele de timbru și la publicitatea drepturilor dobândite” (trad. n.). În cadrul procedurilor penale, se adaugă perspectiva perchezițiilor la sediul biroului notarial. Merită, totuși, menționat că acestea din urmă se îndeplinesc numai în prezența președintelui Camerei Notarilor sau a delegatului acestuia (art. 56 – 3 din Codul de procedură penală francez). Dispoziții de trimitere permit în mod explicit efectuarea unor percheziții similare și de către agenții responsabili cu aplicarea dreptului concurenței ori cu garantarea protecției consumatorului (art. L. 512-61 din Codul consumului francez).

4. Succesorii părților

Ipoteza în care asemenea cereri sunt adresate direct de către părți, succesorii lor în drepturi ori reprezentanții acestora este, cu siguranță, mai ușor de tratat. Într-o asemenea situație, este suficient să fie probată în mod adecvat calitatea succesorilor – universali sau cu titlu universal, dar și cu titlu particular, căci și aceștia din urmă trebuie prezumați a fi persoane interesate în privința dreptului dobândit.

5. Moștenitorii legali

În cazul moștenitorilor legali, proba acestui statut are loc de o manieră similară, indiferent că este vorba de succesori rezervatari sau nerezervatari (a se vedea infra, §49). Astfel, dacă există un certificat de moștenitor sau de legatar, care „face dovada calității de moștenitor, legal sau testamentar”, conform art. 1.133 C. civ., ori o hotărâre judecătorească pronunțată în acest sens, este indiscutabil că moștenitorii acolo indicați pot solicita copii după testament – la fel precum după oricare alte acte ori proceduri solicitate de către defunct – direct în temeiul calității lor de succesori, nefiind terți față de persoana acestuia. În schimb, pentru perioada prealabilă eliberării vreunui certificat de moștenitor sau de legatar, această probă este mai dificilă. Filiația trebuie dovedită prin acte de stare civilă, de exemplu, certificatul de naștere al descendentului, coroborat cu certificatul de naștere și de deces al ascendentului său. Pe lângă acestea, mai sunt necesare probe concludente în sensul acceptării moștenirii de către persoana care se prevalează de această calitate. Dacă o asemenea probă nu poate fi administrată, de exemplu, din cauza expirării termenului de opțiune de 1 an, succesibilul este în aceeași situație precum un terț desăvârșit și trebuie să își dovedească interesul în obținerea copiei după documentul cerut (UNNPR, Adresa nr. 9.021/2018/09.01.2019; UNNPR, Adresa nr. 6.921/12.10.2018; a se vedea infra, §51). Totuși, notarul public nu greșește dacă răspunde afirmativ solicitărilor în sensul transmiterii unor copii de pe actele defunctului, după deschiderea succesiunii, dar anterior eliberării certificatului de moștenitor (UNNPR, Adresa nr. 76/10.01.2018). Este suficient ca persoana solicitantă chiar să aibă calitatea de moștenitor acceptant, eventual ca titular al dreptului de rezervă succesorală. Prin urmare, singurul risc în acest context se poate manifesta dacă o asemenea solicitare intervine în perioada ulterioară expirării termenului de opțiune succesorală și se dovedește că solicitantul nu a înțeles, de fapt, să accepte moștenirea, ori chiar și în cursul perioadei de opțiune, dacă succesibilul va fi renunțat la moștenire în condiții care să excludă retractarea opțiunii sale. Aprecierile necesare în acest context pot implica, prin urmare, o analiză cuprinzătoare a probelor administrate. De exemplu, a fost considerat posibil ca un succesor acceptat să obțină copia după un certificat de moștenitor în care notarul a menționat, aparent pe nedrept, că respectivul descendent nu ar fi acceptat, de fapt, succesiunea (UNNPR, Adresa nr. 9.021/2018/09.01.2019; UNNPR, Adresa nr. 6.921/12.10.2018).

6. Succesorii cu titlu particular

Succesorul cu titlu particular este acea persoană care dobândește un drept subiectiv individual, în calitate de cumpărător, donatar, cesionar, legatarul cu titlu particular sau altele asemănătoare (Judecătoria Buhuși, Sentința civilă nr. 591/2017, www.rolii.ro, pentru cazul cumpărătorului care solicită copii legalizate după titlurile de proprietate ale vânzătorului, în scopul intabulării). Calitatea sa de succesor cu titlu particular se verifică strict în raport cu actele juridice anterioare încheiate de autorul său, referitoare la același drept sau bun. Este cazul, de exemplu, cât privește un contract de locațiune, încheiat de vânzătorul unui imobil, anterior transferului, cu alte persoane, în calitate de locatari, decât cumpărătorul. Într-o asemenea situație, acesta din urmă trebuie să se poată prevala de calitatea sa de succesor pentru a obține copii după documentele în cauză sau alte informații despre acestea.

7. Reprezentanții părților

Cât privește reprezentanții părților, pe de altă parte, dificultățile se manifestă mai cu seamă în cazul mandatarilor. Ele vizează faptul de a ști dacă este necesară sau nu o împuternicire expresă în acest cadru. Trebuie totuși considerat că este suficient aici un mandat general ori chiar și unul special care vizează încheierea altor acte juridice, dacă realizarea obiectului acestuia implică și obținerea unor copii de pe documentele din arhivele notariale. Într-adevăr, o asemenea solicitare nu trebuie tratată ca un act de dispoziție. Este adevărat că în trecut, a fost luată în calcul inclusiv opinia că delegația avocatului ar trebui să cuprindă mențiunea expresă care să abiliteze avocatul, ca reprezentant al clientului, să obțină în numele acestuia o copie legalizată din arhiva biroului notarului public (UNNPR, Adresa nr. 2.324/21.07.2010). Totuși, această precizare nu a mai fost reluată ulterior (UNNPR, Adresa nr. 5.626/08.12.2014; UNNPR, Adresa nr. 2390/10.03.2020).

8. Administratorul judiciar și lichidatorul

În rest, este clar, de exemplu, că administratorul sau lichidatorul judiciar, ca reprezentant al persoanei în insolvență, poate solicita copii sau informații cu privire la orice acte încheiate de către debitor (UNNPR, Adresa nr. 6.906/18.10.2018). Dreptul său de reprezentare se bazează pe art. 56 alin. (2) din Legea privind procedurile de insolvență nr. 85/2014, conform căruia „după ridicarea dreptului de administrare, debitorul este reprezentat de administratorul judiciar/lichidatorul judiciar, care îi conduce și activitatea de afaceri, iar mandatul administratorului special va fi redus la a reprezenta interesele acționarilor/asociaților/membrilor”. În același sens s-a pronunțat, cu titlu de drept comparat, și jurisprudența franceză (Curtea de Casație franceză, Secția comercială, Decizia nr. 18-15.280 din 23 octombrie 2019).

9. Interdicție prin convenția părților

Problemele care pot apărea în asemenea situații sunt aparent înlăturate dacă părțile unui act juridic ori solicitanții vreunui înscris oficial au căzut de acord ca documentul în cauză să rămână în păstrarea notarului public până la îndeplinirea unei anumite condiții suspensive ori până la încetarea depozitului prin acordul unanim al acestora. În prealabil realizării acestor evenimente, s-a considerat că notarul depozitar nu poate da curs nici măcar cererii vreuneia dintre părți de a-i fi eliberate copii legalizate după respectivul înscris. Astfel stau lucrurile inclusiv când documentul vizat a rezultat în urma instrumentării unei proceduri de către notarul public în cauză (UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. III, Notarom, București, 2016, p. 381 – 382). Soluția trebuie să fie aplicabilă, pentru identitate de rațiune, și duplicatelor sau copiilor simple cerute de pe aceleași documente.

10. Plan

Pentru tratarea riguroasă a chestiunii, se cuvine delimitat [O2] după cum asemenea solicitări intervin (II) în baza unei dispoziții legale care vizează, mai mult sau mai puțin explicit, actele din arhiva notarială, cel mai adesea în beneficiul autorităților, instituțiilor sau altor delegatari ai puterii publice, sau sunt doar (III) generic întemeiate pe invocarea de către terți a unui „interes” în cunoașterea cuprinsului actelor, cu o legitimitate variabilă de la caz la caz. Comunicarea informațiilor din arhivă ridică, pe de altă parte, inclusiv probleme din perspectiva noilor reglementări referitoare la protecția datelor cu caracter personal ale semnatarilor actelor notariale sau alte altor persoane incluse în documentațiile aferente (IV). Într-adevăr, schimbarea radicală de viziune întreprinsă sub egida protecției datelor cu caracter personal este invocată tot mai frecvent în asemenea situații, în dauna perspectivei tradiționale întemeiată pe ideea secretului profesional. În prealabil, sunt însă necesare câteva precizări cât privește obiectul unei asemenea cereri și competența de soluționare a acesteia (I).

11. Perspectivă comparativă

Chestiunile mai delicate din acest cadru merită abordate și într-o perspectivă comparativă față de soluțiile reținute în dreptul francez pentru situațiile echivalente. După cum s-a arătat mai sus, există și în acolo reglementări similare în conținut (a se vedea supra, §3). Merită totuși menționat deja că în reglementarea franceză, secretul profesional al notarului a fost, de-a lungul timpului, într-atât de favorizat în conflictele posibile cu alte interese publice ori private, care ar fi pretins dezvăluirea lui, încât a ajuns să fie considerat o garanție a respectării drepturilor individuale pentru semnatarii actelor (Claude Brenner, L’étendue du secret professionnel, Les Petites Affiches, februarie 2005, p. 5; Curtea de Apel din Riom, Decizia din 30 ianuarie 1989). Tradiția respectării secretului profesional a creat, prin urmare, o practică bogată în justificarea unei atitudini reținute din partea notarilor francezi (Recullet, Le secret professionnel des notaires, teză, Universitatea din Paris, 1905; Clément, Notariat et secret professionnel, teză, Universitatea din Lyon, 1938).

12. Creditorii chirografari

Nu mai puțin adevărat, jurisprudența franceză a fost uneori destul de flexibilă. Ea s-a pronunțat, de exemplu, în sensul că oricare din creditorii chirografari ai unei persoane pot obține copii de pe actele notariale ale debitorului lor, deoarece acționează pe cale oblică în numele acestuia (Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia din 10 noiembrie 1959). Totuși, hotărârea este contestată frecvent în doctrină (Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16 : Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019, §51). Instanțele românești au reținut mai corect, în cele din urmă, că simpla calitate de creditor nu justifică obținerea de copii după oricare acte care îi vizează pe debitorii lor (Curtea de Apel Bacău, Secția I civilă, Decizia nr. 670/2012, www.rolii.ro). Practica este însă uneori favorabilă în continuare creditorilor chirografari (UNNPR, Adresa nr. 1.076/03.03.2015; UNNPR, Adresa nr. 6.475/25.10.2016).

I. Cerințe structurale aplicabile solicitării de copii

13. Considerații generice

Înainte de a trece la detalierea ipotezelor mai concrete, merită formulate anumite considerații generice, incidente indiferent de identitatea petentului. Este vorba, pe de o parte, de aprecieri care vizează conținutul cererii adresate, cu un regim juridic specific în funcție de obiectul acesteia (1). Pe de altă parte, este necesar să fie abordată și chestiunea entității chemate să furnizeze informațiile cerute, după ce apreciază temeinicia sesizării, adică problema de a ști cui trebuie să-i fie adresată solicitarea (2).

1. Obiect determinat sau determinabil

14. Înscrisuri determinate

Este clar că solicitarea de informații trebuie să vizeze înscrisuri determinate sau cel puțin determinabile pe baza datelor menționate în cerere. Instanțele au permis uneori petenților să consulte registrele notariale în ansamblul lor, pentru identificarea actelor căutate (Tribunalul Bihor, Secția I civilă, Decizia nr. 852/2017, ordonanță președințială, www.rolii.ro). Totuși, o asemenea soluție este vădit inadmisibilă față de exigențele secretului profesional în raport cu toate celelalte persoane ori documente cuprinse în aceste registre (Tribunalul Hunedoara, Secția I civilă, Decizia nr. 430/2019, www.rolii.ro).

15. Copii simple sau legalizate

Pe plan strict procedural, prevederile art. 152 alin. 10 teza I din Lege sunt constant interpretate de o manieră extensivă, în sensul că, dacă alte „persoane care justifică un drept sau un interes legitim” pot obține copii legalizate de pe actele din arhiva notarială, sunt îndreptățite, a fortiori, să pretindă și copii simple ori certificate de pe aceleași documente (UNNPR, Adresa nr. 5.626/08.12.2014; UNNPR, Adresa nr. 8.531/27.11.2019). Nu mai puțin adevărat, copii legalizate se pot întocmi valabil numai de pe actele „originale” păstrate în arhiva notarială, deci nu și pe baza documentelor păstrate în copie simplă (Judecătoria Timișoara, Secția I civilă, Sentința civilă nr. 1120/2014, www.rolii.ro). Acestea din urmă sunt, de regulă, înscrisuri emise de alte autorități sau persoane, redate în copie (simplă, certificată sau legalizată), astfel încât nu îndeplinesc condiția pentru a se putea elibera copii legalizate de pe ele (UNNPR, Circulara nr. 3.183/4.467/24.09.2015 în Activitatea Uniunii. Supliment al Buletinului Notarilor Publici nr. 11 – 12/2015, p. 222). Prin urmare, posibilitatea persoanelor interesate de a pretinde copii simple de pe înscrisuri care nu îndeplinesc condiția de a fi acte originale decurge strict din textul art. 138 alin. (1) din Regulament:

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 138 alin. (1) din Regulament: „Orice informații cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei sau ale birourilor notariale se eliberează numai persoanelor fizice și juridice care au calitatea de părți ale actului juridic, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.” (s.n.)

16. Căi de contestare

Distincția după cum obiectul solicitării vizează copii simple ori legalizate de pe documentele conservate în arhiva notarială este importantă pe planul căilor de contestare în caz de refuz din partea notarului public. Astfel, împotriva refuzului de furnizare a informațiilor sau a copiilor simple trebuie formulată calea prealabilă de contestație menționată în art. 126 alin. (3), coroborat cu art. 96 alin. (2) și (3) din Regulament, adresată Colegiului director al Camerei Notarilor Publici (Judecătoria Buzău, Secția civilă, Sentința nr. 1.928/2019, www.rolii.ro). În schimb, întocmirea unei copii legalizate, chiar și de pe documentele din arhivă, constituie o procedură notarială propriu-zisă, care poate fi soluționată inclusiv prin emiterea unei încheieri de respingere. Regimul încheierii de respingere se întemeiază pe dispozițiile art. 86, 140 – 145 și 159 din Lege, precum și pe cele ale art. 221, 332 și 334 din Regulament. Pe scurt, partea nemulțumită trebuie să introducă plângere împotriva încheierii de respingere obținute, în termen de zece zile de la data când a luat cunoștință, la judecătoria în circumscripția căreia își are sediul biroul notarial care a refuzat îndeplinirea actului.

17. Excluderea contenciosului administrativ

Mai trebuie precizat că acțiunile îndreptate împotriva refuzului ori respingerii solicitării adresate notarului public nu sunt de competența secțiilor de contencios administrativ și nu le sunt aplicabile regulile acestei proceduri. Într-adevăr, notarii publici nu sunt autorități publice, propriu-zise ori asimilate. Aceasta înseamnă, de asemenea, că dispozițiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public nu sunt incidente în activitatea notarială (UNNPR, Adresa nr. 9.124/05.11.2020), în ciuda soluțiilor singulare, de sens contrar, din practica judiciară (Tribunalul Vâlcea, Secția a II-a civilă, de contencios administrativ și fiscal, Sentința nr. 485/2014, www.rolii.ro).

► Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 159 alin. (2) – (5) din Lege: „totodată, partea nemulțumită poate introduce plângere împotriva încheierii de respingere a cererii de îndeplinire a unui act notarial, în termen de 10 zile de la data când a luat cunoștință, la judecătoria în circumscripția căreia își are sediul biroul notarial care a refuzat îndeplinirea actului. Plângerea se depune la biroul notarului public care a refuzat cererea, iar acesta o va înainta de îndată instanței, împreună cu dosarul cauzei. Judecarea plângerii se face cu citarea tuturor părților interesate în cauză. În cazul admiterii plângerii, instanța indică în hotărâre modul în care trebuie întocmit actul. Notarul public este obligat să se conformeze hotărârii judecătorești rămasă definitivă.” (s.n.)   ► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 96 alin. (2) și (3) din Regulament: „președintele Colegiului director al Camerei soluționează sesizările împotriva notarilor […]. Verificarea celor sesizate se face prin personalul de specialitate sau prin notarii publici desemnați să efectueze controlul. Sesizările formulate împotriva notarilor publici se soluționează de către Camera în a cărei circumscripție notarul public reclamat își desfășoară activitatea, iar sesizările formulate împotriva modului de soluționare de către Cameră a petiției sunt de competența Uniunii.” (s.n.), Art. 126 alin. (3) din Regulament: „în cazul în care notarul public refuză nejustificat eliberarea unei copii sau informații din arhiva notarială, solicitantul se poate adresa Camerei în vederea aprobării cererii de eliberare a înscrisului. Cererea aprobată prin decizia Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru notarul public” (s.n.), și Art. 334 din Regulament: „plângerea împotriva încheierii de respingere se înregistrează la biroul notarului public care a refuzat îndeplinirea actului notarial, iar acesta este obligat să o înainteze, în termen de 3 zile lucrătoare, judecătoriei în circumscripția căreia își desfășoară activitatea, împreună cu dosarul cauzei. Notarul public cu sediul biroului notarial în municipiul București va înainta plângerea judecătoriei în circumscripția căreia se află sediul biroului.” (s.n.)

18. Duplicatele

Aprecierile de mai sus cât privește regimul copiilor legalizate în acest context sunt aplicabile pentru identitate de rațiune și pentru cazul solicitării unor duplicate ale înscrisurilor notariale (UNNPR, Adresa nr. 76/10.01.2018; Adresa nr. 5.850/27.05.2020), altele decât cele primite direct de părți după semnare. Diferența stă doar în faptul că duplicatul poate fi eliberat numai de pe înscrisuri notariale, rezultate direct în urma îndeplinirii unei proceduri notariale.

► Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 156 din Lege: „la cererea părții, notarul public poate elibera un duplicat al unui act original aflat în arhiva sa. În textul duplicatului se reproduc cuvânt cu cuvânt cuprinsul înscrisului, cât și cel al încheierii prin care s-a încuviințat întocmirea înscrisului original. În locul semnăturii originale se menționează numele de familie și prenumele fiecărui semnatar. Duplicatul are aceeași forță probantă ca și înscrisul original. Competența eliberării duplicatelor de pe actele emise de notariatele de stat sau de alte organe cu activitate notarială aparține instituției care a preluat arhiva acestora.” (s.n.) ► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 328 alin. (2) și (8) din Regulament: „duplicatul unui înscris notarial se poate elibera la cererea oricăreia dintre părți, a reprezentantului legal sau convențional, a succesorilor acestora, precum și a oricărei persoane care justifică un drept sau un interes legitim […] eliberarea duplicatului de pe actele autentice întocmite într-un singur exemplar original se face de pe actul autentic […] păstrat în arhiva notarului public”. (s.n.)

19. Simpla prezentare a documentelor

Există situații în care, din varii motive care nu interesează în acest cadru, petenții nu solicită furnizarea vreunei informații cu privire la procedurile notariale îndeplinite în cadrul biroului sau copii de pe documentele din arhivă, ci se limitează să ceară punerea celor din urmă la dispoziția fizică a persoanei interesate, în prezența notarului sau a personalului angajat (UNNPR, Adresa nr. 5.027/05.09.2017). Ansamblul considerațiilor dezvoltate aici, cât privește cerințele respectării secretului profesional, trebuie considerate incidente și în acest cadru.

2. Competența entității care deține arhiva

20. Regula de principiu

Asemenea cereri trebuie adresate notarului public ori entității care deține arhiva unde sunt păstrate documentele vizate. De principiu, este vorba de chiar notarul public instrumentator, dar pot exista situații în care acesta nu mai gestionează fondul arhivistic pe care l-a creat, de exemplu, pe motivul încetării calității sale profesionale. În aceste cazuri, documentele sunt preluate în custodie de societatea profesională notarială în care a funcționat acesta, de Camera Notarilor Publici sau de un alt notar public al cărui birou se află situat în aceeași circumscripție a judecătoriei.

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 42 alin. (4) lit. b) din Regulament: „pentru avizarea favorabilă a asocierii, Colegiul director al Camerei verifică dacă notarii publici asociați au prevăzut în contractul de societate următoarele elemente obligatorii: […] modul în care se vor ține evidențele notariale și fiscale, respectiv în partidă separată sau în partidă comună. În cazul în care evidențele se țin în partidă comună, se menționează notarul public care, după încetarea asocierii, va prelua în întregime arhiva notarială și economico-financiară”, Art. 128 alin. (1) și (2) din Regulament: „în condițiile prevăzute de lege și cu avizul Colegiului director al Camerei, o arhivă notarială poate fi preluată integral sau parțial de către un birou notarial din circumscripția aceleiași judecătorii ori de către Camera în a cărei rază teritorială a funcționat sau funcționează notarul public care a creat arhiva respectivă. Arhiva notarială poate fi transferată numai în custodia altui birou notarial sau a Camerei. Sub sancțiunea ridicării licenței de funcționare, notarul public nu poate transfera arhiva în custodia altei entități sau persoane de drept public ori privat decât cele prevăzute în prezentul alineat”, și Art. 129 alin. (1) din Regulament: „arhiva notarială se preia în custodie definitivă în următoarele situații: a) la încetarea calității notarului public; b) la schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea în care își desfășoară activitatea într-o localitate din cadrul aceleiași circumscripții sau din altă circumscripție judecătorească; c) în cazul abandonului sau al administrării defectuoase; d) la cererea notarului public”.

21. Solicitări adresate Camerei

Cerința interesului pe care petentul trebuie să îl justifice în cunoașterea documentelor solicitate rămâne aplicabilă inclusiv când copiile sau informațiile sunt cerute direct Camerei Notarilor Publici. Soluția se impune fără să deosebească după cum cererea vizează documente create propriu-zis la nivelul acesteia din urmă sau identificate prin arhivele preluate în custodie de la notarii publici. Această concluzie se aplică, de exemplu, în privința solicitărilor de consultare a Registrului de Evidență a Procedurilor Succesorale ținut la nivelul Camerelor Notarilor Publici, pentru defuncții care au avut ultimul domiciliu în localitățile din circumscripția lor teritorială, în condițiile art. 108 – 111 din Regulament. Astfel, cererile în cauză trebuie însoțite de un act doveditor al decesului (certificat de deces, răspuns din partea Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date etc.), precum și de documente prin care să se demonstreze calitatea în baza căreia solicitantul prezintă un drept sau un interes legitim față de succesiunea defunctului (UNNPR, Adresa nr. 5.660/15.07.2019).Dacă se solicită copii legalizate de pe actele originale aflate în arhiva camerei, colegiul director al acesteia va desemna notarul însărcinat să îndeplinească procedura (UNNPR, Circulara nr. 3.183/4.467/24.09.2015 în Activitatea Uniunii. Supliment al Buletinului Notarilor Publici nr. 11 – 12/2015, p. 221).

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 138 alin. (1) din Regulament: „Orice informații cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei sau ale birourilor notariale se eliberează numai persoanelor fizice și juridice care au calitatea de părți ale actului juridic, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.” (s.n.) Art. 139 din Regulament: „Camera poate elibera certificate și copii de pe documentele pe care le deține, la cererea formulată în nume propriu de către persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat. Persoanele interesate pot fi reprezentate în relația cu Camera de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică ori de avocat, în baza împuternicirii avocațiale.” (s.n.)

Bibliografie

1. Claude Brenner, L’étendue du secret professionnel, LesPetitesAffiches, februarie 2005, p. 5

2. Dan Chirică, Tratat de drept civil – Succesiunile și liberalitățile, C.H. Beck, București, 2014

3. Viorel Mihai Ciobanu și Marian Nicolae, Noul Cod de Procedură Civilă comentat și adnotat, vol. I (art. 1-526), Universul Juridic, 2016

4. Gheorghe Dobrican, „Certificatul de moștenitor – titlu de proprietate pentru moștenitori” în Buletinul Notarilor Publici, nr. 6/2011

5. Dumitru-Viorel Mănescu, Editorial în Buletinul Notarilor Publici nr. 3/2019

6. Mirela Moise/Veronica Stan, „Ipoteze de practică notarială în legătură cu suspendarea procedurii succesorale notariale” în Buletinul Notarilor Publici,  nr. 5/2016

7. Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16 : Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019

8. Gheorghe Piperea, Cătălin Antonache, Petre Piperea, Alexandru Dimitriu, Irina Sorescu, Mirela Piperea, Alexandru Rățoi, Codul de procedură civilă. Comentarii și explicații, C.H. Beck, București, 2019, Comentariu sub art. 33 C. proc. civ., §2

9. Jean-François Sagaut, „Notaires: la religion du secret”, în Droit et patrimoine, septembrie 2010

Zăvoi Aurelian Paul, „Certificatul de moștenitor și posibilitatea înscrierii ca succesori a persoanelor decedate la momentul eliberării acestuia” în Revista de Studii .Juridice nr. 4/2006[O3] 

10. UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. II, Notarom, București, 2014

11. UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. III, Notarom, București, 2016

12. Curtea Europeană a Drepturilor Omului, 13 mai 2008, Hotărârea nr. 65.097/01, NN și TA contra Belgiei

13. Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia din 10 noiembrie 1959

14. Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia nr. 12-21.244 din 4 iunie 2014

15. Curtea de Casație franceză, Secția comercială, Decizia nr. 18-15.280 din 23 octombrie 2019

16. Curtea de Apel din Riom, Decizia din 30 ianuarie 1989

17. Curtea de Apel din Versailles, Prima cameră, Decizia din 25 aprilie 2013, nr. 12/08062

18. Curtea de Apel Bacău, Secția I civilă, Decizia nr. 670/2012, www.rolii.ro

19. Tribunalul corecțional din Reims, Decizia din 21 octombrie 1985

20. Tribunalul Bihor, Secția I civilă, Decizia nr. 852/2017, ordonanță președințială, www.rolii.ro

21. Tribunalul Hunedoara, Secția I civilă, Decizia nr. 430/2019, www.rolii.ro

22. Tribunalul Vâlcea, Secția a II-a civilă, de contencios administrativ și fiscal, Sentința nr. 485/2014, www.rolii.ro

23. Judecătoria Sectorului 3 București, Sentința civilă nr. 12.530/2018, www.rolii.ro

24. Judecătoria Buhuși, Sentința civilă nr. 591/2017, www.rolii.ro

25.Judecătoria Timișoara, Secția I civilă, Sentința civilă nr. 1.120/2014, www.rolii.ro

26. CNUE, „Concurrence dans le secteur des professions libérales: veiller au caractère public de la fonction de notaire”, Bruxelles, 12 septembrie 2005, http://www.notaries-of-europe.eu//index.php?pageID=4036

---

 [O1]Se cuvine delimitat ce anume? De ce anume se leaga? Textul este neclar.

 [O2]Aceeasi intrebare ca si mai sus.

 [O3]Nu ar fi trebuit sa avem punctul 10 la dl Zavoi?