„Être notaire c’est d’abord posséder la culture du secret”

Jean-François Sagaut, „Notaires : la religion du secret”, în Droit et patrimoine, septembrie 2010, p. 10

„Este o confidențialitate poziționată mai presus de obligațiile legale de a nu divulga date cu caracter personal […] Este o confidențialitate intimă, care are ca obiect gândurile, ideile, sentimentele, opiniile încredințate ad-hoc notarului public și care, chiar dacă nu produc efecte juridice, trebuie să fie păstrate în taină […] Imparțialitatea și confidențialitatea sunt trăsături personale. Ele nu se atașează unui subiect nedefinit, funcției notariale, ci fiecărui notar în parte. Fiecare dintre noi avem datoria de a le modela individual, astfel încât să putem furniza, în final, imaginea colectivă a corpului notarial.”

Dumitru-Viorel Mănescu, Editorial în Buletinul Notarilor Publici nr. 3/2019, p. 5

„Taina altuia să nu o dai pe față, ca nu cumva cel ce o aude să nu te defaime şi să nu dărâme (pentru totdeauna) faima ta.”

Pildele lui Solomon, 25:9 – 10

REZUMAT

Notarii publici sunt confruntați frecvent cu solicitări de comunicare a copiilor de pe diferitele acte ori documente păstrate în arhiva lor. Problemele nu vin atât de la cererile adresate direct de către părți, succesorii lor în drepturi sau reprezentanții acestora. Dificultăți mai sensibile ridică situația în care asemenea solicitări sunt formulate de alte persoane, pretins interesate în sensul reglementărilor notariale. Pentru tratarea riguroasă a chestiunii, se cuvine delimitat [O1] după cum asemenea solicitări intervin în baza unei dispoziții legale, cel mai adesea în beneficiul autorităților, instituțiilor sau altor delegatari ai puterii publice, sau sunt doar generic întemeiate pe invocarea de către terți a unui «interes» în cunoașterea cuprinsului actelor, a cărui legitimitate variază de la caz la caz. Aceste din urmă ipoteze, vizibil mai delicate, merită și o perspectivă comparativă cu soluțiile reținute în dreptul francez pentru situațiile echivalente. Acolo, secretul profesional al notarului a fost, de-a lungul timpului, într-atât de favorizat în conflictele posibile cu alte interese publice ori private, care ar fi pretins dezvăluirea lui, încât a ajuns să fie considerat ca fiind o garanție a respectării drepturilor individuale pentru semnatarii actelor. Dificultatea rezidă în aceea că transmiterea unor asemenea date sau informații către terțe persoane plasează notarul public, mai tot timpul, între ciocan și nicovală. Astfel, refuzurile nejustificate de eliberare a copiilor ori de transmitere a documentelor către entitățile îndreptățite să solicite informații și documente sunt considerate o administrare defectuoasă a arhivei notariale, în timp ce, pe de altă parte, comunicarea acestora către persoane neîndreptățite să le primească este sancționată ca abatere disciplinară, pentru încălcarea secretului profesional. Este necesară, prin urmare, trecerea în revistă a diferitelor ipoteze posibile în acest context, pentru formularea unor concluzii uniforme, de natură a rezolva posibilele incertitudini. Concluzia textului este că principiul secretului profesional revine în forță atunci când asemenea solicitări intervin în afara cadrului unor reglementări de detaliu ori a unor dispoziții de principiu care să justifice transmiterea documentelor. Mai cu seamă în cazul terților desăvârșiți, care nu intervin ca succesori în drepturi sau în calitate de avânzi-cauză ai semnatarilor actului, garantarea dreptului la apărare ori furnizarea mijloacelor de probă în perspectiva unui proces eventual nu ar trebui să poată interveni ca justificări suficiente ale calității petentului. Acesta din urmă trebuie, mai degrabă, să demonstreze că solicitarea lui de a obține documentul urmărește ocrotirea vreunui interes general, care depășește zona intereselor sale personale. Comunicarea informațiilor din arhivă ridică probleme inclusiv din perspectiva noilor reglementări care privesc protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor incluse în documentațiile aferente actelor notariale.

Cuvinte-cheie: copii certificate, copii legalizate, secret profesional, informații din arhivă

22. Solicitările adresate direct UNNPR

Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, în schimb, nu are posibilitatea de a elibera ea însăși copii, întrucât nu deține arhivele vreunui birou notarial ori vreo evidență cât privește actele notariale instrumentate de către notarii publici. Asemenea solicitări trebuie adresate direct notarului public sau Camerei Notarilor Publici care deține arhiva în care se găsesc documentele vizate (UNNPR, Adresa nr. 7.806/02.09.2020; Adresa nr. 1.987/17.03.2021).

23. Arhivele notariatelor de stat. Arhivele fostelor notariate de stat care au funcționat în perioada comunistă și până la intrarea în vigoare a Legii notarilor publici și activității notariale nr. 36/1995, republicată, au fost inițial păstrate la judecătorii sau la diferite alte instituții. Cu excepția documentelor deținute de Arhivele Naționale din România, ele au fost preluate de Camerele Notarilor Publici din circumscripția curții de apel în care se afla judecătoria sau instituția deținătoare (UNNPR, Adresa nr. 4.853/21.06.2019).

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 141 din Regulament: „arhivele fostelor notariate de stat, create în perioada 1950 – 1995, deținute de judecătorii sau de alte instituții, cu excepția celor deținute de Arhivele Naționale ale României, se predau Camerei din circumscripția curții de apel în care se află judecătoria sau instituția deținătoare. Camerele vor proceda la preluarea și prelucrarea arhivelor prevăzute la alin. (1) în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a Legii nr. 77/2012 pentru modificarea și completarea Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995. Preluarea arhivelor se face pe bază de procese-verbale de predare-preluare, însoțite de inventare arhivistice semnate de notarii publici desemnați de Camere și de conducătorul instituției care deține arhiva. Cheltuielile de inventariere și de preluare sunt suportate de Camere. La solicitarea instituțiilor statului, Camerele vor elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.”

24. Solicitări adresate CNARNN

La nivelul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România au fost înființate, de-a lungul timpului, câteva registre care privesc operațiunile relevante pentru circuitul civil, enumerate în art. 164 din Lege. Registrele în cauză sunt administrate și organizate de Centrul Național de Administrare a Registrelor Naționale Notariale. Pentru a obține informații din cuprinsul acestora este necesar și aici ca solicitanții să își demonstreze legitimitatea interesului care le îndreptățește cererea, iar date cu privire la testamente pot fi comunicate numai după decesul testatorului (art. 3 alin. 1, art. 13 și art. 30 alin. 2 din Normele metodologice și Instrucțiunile privind Registrele Unice ținute de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România pentru lucrul pe portal, aprobate prin Decizia Biroului Executiv al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România nr. 227/19.07.2013). Este adevărat că dispozițiile art. 24 C. civ. sunt în sensul că orice persoană, chiar fără a justifica un interes, poate, în condițiile legii, să consulte registrele publice privitoare la un drept, act, fapt sau o anumită situație juridică şi să obțină extrase sau copii certificate de pe acestea. Totuși, această dispoziție vizează doar înregistrările propriu-zise, nu și documentele aflate la baza lor, pentru care cererea de furnizare, sub forma copiilor certificate, implică respectarea cerinței interesului de justificat (UNNPR, Adresa nr. 1.319/01.03.2021).

25. Acte autentificate într-un singur exemplar

Procedura de autentificare în care unicul exemplar al documentului semnat de părți se păstrează în arhiva notarială, iar acestea din urmă primesc numai duplicate cu semnătura și sigiliul notarului public, a fost introdusă prin dispozițiile Legii nr. 77/2012, pentru modificarea și completarea Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995. Reproducerea va fi realizată de pe duplicatul actului aflat în arhivă, indiferent că petentul solicită o copie simplă sau una legalizată (UNNPR, Adresa nr. 6.894/13.07.2020).

26. Acte instrumentate de alt notar

Notarul public poate elibera copii legalizate și, a fortiori, copii simple, inclusiv dacă originalul actului a fost instrumentat de alt creator de arhivă, de exemplu, prin preluarea arhivei unui alt notar public, ori prin desemnarea de către Colegiul Director pentru îndeplinirea copiei legalizate de pe un act din arhiva Camerei Notarilor Publici (UNNPR, Adresa nr. 3.183/4.467/24.09.2015; a se vedea supra, §19).

27. Cerințe similare

Observațiile de mai sus au permis degajarea unor orientări comune pentru problematica semnalată, de exemplu cât privește determinabilitatea informațiilor sau copiilor solicitate din arhiva notarială. Au fost delimitate particularitățile de regim în funcție de obiectul cererii, respectiv copie simplă, copie legalizată sau duplicat de pe înscrisul notarial, cu elemente specifice cât privește regimul contestării unui eventual refuz din partea entității chemate să se pronunțe asupra solicitării. Competentă în acest sens este, de fiecare dată, entitatea care gestionează documentele din arhiva în care se găsește înscrisul vizat, scop în care a fost realizată o prezentare concisă cât privește repartizarea fondului arhivistic între birourile notariale, Camerele Notarilor Publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Pe fondul problemei, totuși, a rezultat concluzia că oricare ar fi destinatarul solicitării, emitentului acesteia, în calitate de petent, îi sunt aplicabile cerințe similare cât privește justificarea legitimității interesului de a cunoaște conținutul documentelor în cauză (UNNPR, Adresa nr. 8.414/26.11.2018). Această chestiune va fi tratată de o manieră cuprinzătoare în cele ce urmează, începând cu textele normative care derogă de la cerința interesului, de regulă în beneficiul autorităților publice. Ipotezele în cauză trebuie să fie, totuși, interpretate restrictiv, prin limitarea la circumstanțele reglementate, fiind în cauză excepții de la regula de principiu a păstrării secretului profesional.

II. Obligații întemeiate pe un cadru normativ explicit

28. Instanțe și autorități

Există câteva reglementări concrete care lasă loc de puține interpretări în problema tratată, în special cât privește solicitările din partea colegilor notari, a organelor de control profesional ori a celor de conducere ale Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România („UNNPR”) și ale Camerelor Notarilor Publici (1). Alte dispoziții, în schimb, instituie obligații generice de comunicare a copiilor după documente în favoarea unor beneficiari anume indicați, indiferent cine ar fi deținătorii arhivei (2). Aceste ipoteze merită tratate inclusiv din prisma unei exigențe de abordare coerentă, care pretinde ca textele formulate în termeni similari să fie aplicate de aceeași manieră. Este vorba, în special, de cererile adresate în exercitarea propriilor competențe și cu respectarea limitelor acestora de către diferite autorități administrative. Cele mai tradiționale limitări ale secretului profesional vin, totuși, să răspundă cererilor adresate ca urmare a declanșării procedurilor judiciare, venite din partea instanțelor de judecată, a procurorilor și a altor organe de urmărire penală.

1. Reglementări de detaliu în procedurile judiciare

29. Proceduri judiciare

În cadrul procedurilor judiciare, sunt incidente dispozițiile relevante din Codurile de procedură civilă și de procedură penală, precum și textele care vin să completeze prevederile acestora, conținute în Regulamentul de aplicare a Legii notarilor (UNNPR, Adresa nr. 849/11.03.2010). Trebuie început cu acestea din urmă, căci ele trimit, mai departe, spre prevederile codurilor de procedură. Ele tratează inclusiv măsura în care instanțele, procurorii și organele de urmărire penală pot solicita să le fie transmisă nu doar copia, ci chiar direct înscrisul original din arhiva notarilor publici.

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 124 din Regulament: „(1) Actul original și documentele care au stat la baza acestuia nu pot fi scoase din arhiva în care sunt păstrate decât în cazurile prevăzute de lege. În condițiile legii, înscrisurile originale aflate în arhiva biroului notarului public pot fi cercetate de un magistrat, delegat în acest scop de autoritatea judiciară competentă. (2) Instanța nu va putea cere trimiterea în original a testamentelor depuse la notarii publici sau a altor înscrisuri originale care se găsesc în arhivele acestora. Se vor putea însă cere copii certificate ale acestora. Cercetarea acestor înscrisuri, dacă este necesară, se va face, cu citarea părților, de un judecător delegat sau, dacă înscrisul se găsește în altă localitate, prin comisie rogatorie, de către instanța respectivă. (3) Prin excepție, când procedura verificării înscrisurilor o impune, instanța va putea ordona prezentarea testamentelor originale sau a altor înscrisuri originale, depuse la notari publici pentru efectuarea expertizei grafoscopice în laboratoarele de specialitate dacă expertiza actului nu se poate efectua la sediul arhivei. (4) Actele notariale păstrate în original în arhivă se eliberează la cererea instanței de judecată sau a parchetului în legătură cu cauzele penale aflate în curs, în condițiile Codului de procedură penală. Dacă actele notariale sunt cercetate pentru fals, pot fi ridicate și rămân la dosarul cauzei dacă sunt declarate ca false, cu obligația comunicării notarului public a hotărârii sau a ordonanței procurorului; în caz contrar, actul se va restitui. (5) Înscrisurile care constituie probe într-un proces penal pot fi scoase temporar din arhivele notariale numai la cererea procurorului sau a instanței de judecată, în condițiile Codului de procedură penală, pe bază de proces-verbal încheiat cu persoana delegată în acest sens. (6) Înaintea scoaterii actului din arhiva notarială, notarul public face o copie legalizată, care se arhivează în locul actului, până când acesta va fi restituit în arhivă, operațiune scutită de plata oricăror taxe și onorarii […]” (s.n.). ► Codul de procedură civilă Art. 299 C. proc. civ. (Înscrisurile care nu pot fi trimise instanței): „(1) Instanța nu va putea cere trimiterea în original a […] testamentelor depuse la instanțe, notari publici sau avocați, precum și a altor înscrisuri originale ce se găsesc în arhivele acestora. Se vor putea însă cere copii certificate ale acestora. (2) Cercetarea acestor înscrisuri, dacă este necesară, se va face, cu citarea părților, de un judecător delegat sau, dacă înscrisul se găsește în altă localitate, prin comisie rogatorie, de către instanța respectivă. (3) Prin excepție de la prevederile alin. (1) și (2), când procedura verificărilor înscrisurilor o impune, instanța va putea ordona prezentarea testamentelor originale sau a altor înscrisuri originale, depuse la instanțe, notari publici sau avocați, pentru efectuarea expertizei grafoscopice în laboratoarele de specialitate dacă expertiza actului nu se poate efectua la sediul arhivei.” (s.n.), Art. 187 C. proc. civ. (Încălcarea obligațiilor privind desfășurarea procesului. Sancțiuni): „(1) Dacă legea nu prevede altfel, instanța, potrivit dispozițiilor prezentului articol, va putea sancționa următoarele fapte săvârșite în legătură cu procesul, astfel: […] 2. cu amendă judiciară de la 50 lei la 700 lei: […] f) neprezentarea unui înscris sau a unui bun de către cel care îl deține, la termenul fixat în acest scop de instanță […]” (s.n.), și Art. 189 C. proc. civ. (Despăgubiri pentru amânarea procesului): „Cel care, cu intenție sau din culpă, a pricinuit amânarea judecării sau a executării silite, prin una dintre faptele prevăzute la art. 187 sau 188, la cererea părții interesate, va putea fi obligat de către instanța de judecată ori, după caz, de către președintele instanței de executare la plata unei despăgubiri pentru prejudiciul material sau moral cauzat prin amânare” (s.n.). ► Codul de procedură penală Art. 169 C. proc. pen. (Ridicarea de obiecte și înscrisuri): „Organul de urmărire penală sau instanța de judecată are obligația să ridice obiectele și înscrisurile ce pot servi ca mijloc de probă în procesul penal” (s.n.), Art. 170 alin. (1) C. proc. pen. (Predarea obiectelor, înscrisurilor sau a datelor informatice): „În cazul în care există o suspiciune rezonabilă cu privire la pregătirea sau săvârșirea unei infracțiuni și sunt temeiuri de a se crede că un obiect ori un înscris poate servi ca mijloc de probă în cauză, organul de urmărire penală sau instanța de judecată poate dispune persoanei fizice sau juridice în posesia căreia se află să le prezinte și să le predea, sub luare de dovadă” (s.n.), Art. 171 C. proc. pen. (Ridicarea silită de obiecte și înscrisuri): „(1) Dacă obiectul sau înscrisul cerut nu este predat de bunăvoie, organul de urmărire penală, prin ordonanță, sau instanța de judecată, prin încheiere, dispune ridicarea silită. În cursul judecății dispoziția de ridicare silită a obiectelor sau înscrisurilor se comunică procurorului, care ia măsuri de aducere la îndeplinire, prin organul de cercetare penală. […] (3) Ordonanța organului de urmărire penală sau încheierea instanței trebuie să cuprindă: numele și semnătura persoanei care a dispus predarea, numele persoanei care este obligată să predea obiectul, înscrisul ori datele informatice, descrierea obiectului, înscrisului sau a datelor informatice ce trebuie predate, precum și data și locul unde trebuie să fie predate. (4) Dacă organul de urmărire penală sau instanța de judecată apreciază că și o copie a unui înscris sau a datelor informatice poate servi ca mijloc de probă, reține numai copia.[…]” (s.n.), și Art. 283 alin. (4) C. proc. pen. (Abateri judiciare), conform căruia „următoarele abateri săvârșite în cursul procesului penal se sancționează cu amendă judiciară de la 500 lei la 5.000 lei: […] d) neîndeplinirea de către orice persoană a obligației de prezentare, la cererea organului de urmărire penală sau a instanței de judecată, a obiectelor ori înscrisurilor cerute de acestea, precum și neîndeplinirea aceleiași obligații de către reprezentantul legal al persoanei juridice sau de cel însărcinat cu aducerea la îndeplinire a acestei obligații”. ►Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de către birourile notarilor publici, camerele notarilor publici, Casa de Asigurări a Notarilor Publici, Consiliul de Disciplină și U.N.N.P.R., aprobat prin hotărârea Consiliului Uniunii nr. 143/29.04.2011 Art. 39 alin. (3) și alin. (4) : „documentele care constituie probe într-un proces penal sau pentru cercetarea administrativă pot fi scoase temporar din arhivele notariale numai pe bază de proces-verbal încheiat cu persoana care solicită prin adresă oficială acest lucru, aflându-se în exercițiul funcției sale și după executarea copiilor de înlocuire, care se păstrează în arhiva creatorului și deținătorului până la reintegrarea originalelor. Copia ține locul actului, până când acesta va fi din nou depus în arhivă. Comunicarea actelor notariale în oricare alte cazuri și modalități este interzisă, dacă prin lege nu se prevede astfel” (s.n.).

30. Organele de cercetare penală

În condițiile mai sus arătate, instanțele judecătorești și procurorii au căderea necesară pentru a solicita, în condițiile de mai sus, informații ori copii de pe actele cuprinse în arhivele notariale, ori chiar și documentele originale (UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. II, Notarom, București, 2014, p. 34). Acestora li se adaugă și organele de urmărire penală, care includ, conform art. 55 C. proc. pen., inclusiv „organele de cercetare penală ale poliției judiciare” și „organele de cercetare penală speciale” (UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. II, Notarom, București, 2014, p. 35 – 40).

31. Înscrisuri originale la instanța civilă

Totuși, în procedura civilă, instanța va putea ordona prezentarea unor înscrisuri originale din arhiva notarială numai în condițiile prevăzute de textele incidente, de exemplu, dacă procedura verificării înscrisurilor este necesară soluționării acțiunii iar prezentarea documentelor este necesară pentru efectuarea unei expertize grafoscopice în laboratoarele de specialitate și expertiza nu poate fi efectuată la sediul arhivei [Viorel Mihai Ciobanu și Marian Nicolae, Noul Cod de Procedură Civilă comentat și adnotat, vol. I (art. 1-526), Universul Juridic, 2016, p. 951]. Nu există, însă, dispoziții explicite care să permită refuzul transmiterii documentelor originale, chiar dacă din cuprinsul încheierii prin care a fost dispusă această măsură nu rezultă și motivarea sa. Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de către birourile notarilor publici, Camerele Notarilor Publici, Casa de Asigurări a Notarilor Publici, Consiliul de Disciplină și U.N.N.P.R., aprobat prin hotărârea Consiliului Uniunii nr. 143/29.04.2011 nu tratează procedura scoaterii unui act original din arhiva notarială în cadrul unui proces civil. Prin urmare, înaintea scoaterii actului din arhivă, notarul public va întocmi o copie certificată care se arhivează în locul documentului original, până la restituirea sa (UNNPR, Adresa nr. 1.491/10.03.2021). Totodată, față de inexistența unor dispoziții explicite pentru procedura scoaterii din arhivă în contextul unui proces civil, este recomandabilă înaintarea documentelor cerute direct în ședința de judecată, de către notarul public sau de către un delegat al acestuia, și, de asemenea, ca transmiterea să fie consemnată în încheierea de ședință. Cu această ocazie, notarul public ori delegatul său pot chiar formula eventuale contestații ale acestora împotriva temeiniciei măsurii, bazate pe obligația păstrării secretului profesional, astfel încât modul lor de soluționare să fie, la rândul său, consemnat în încheierea de ședință.

32. Contestarea măsurii

Rămâne posibilă contestarea măsurii sau a modului său de aducere la îndeplinire, prin căile procedurale specifice, de exemplu, în baza art. 171 alin. (2) C. proc. pen., coroborat cu art. 250 C. proc. pen.

► Codul de procedură penală Art. 250 C. proc. pen. alin. (1) și alin. (6) (Contestarea măsurilor asigurătorii): „Împotriva măsurii asigurătorii luate de procuror sau a modului de aducere la îndeplinire a acesteia suspectul ori inculpatul sau orice altă persoană interesată poate face contestație, în termen de 3 zile de la data comunicării ordonanței de luare a măsurii sau de la data aducerii la îndeplinire a acesteia, la judecătorul de drepturi şi libertăți de la instanța căreia i-ar reveni competența să judece cauza în fond […] Împotriva modului de aducere la îndeplinire a măsurii asigurătorii luate de către judecătorul de cameră preliminară ori de către instanța de judecată, procurorul, suspectul ori inculpatul sau orice altă persoană interesată poate face contestație la acest judecător ori la această instanță, în termen de 3 zile de la data punerii în executare a măsurii.” (s.n.)

Prin decizia sa nr. 24/2016, Curtea Constituțională a constatat că textul citat este neconstituțional, în măsura în care nu permite și contestarea faptului însuși al luării măsurii asigurătorii de către judecătorul de cameră preliminară ori de către instanța de judecată, ci doar a modului său de aducere la îndeplinire (Monitorul Oficial al României, nr. 276 din 12 aprilie 2016). Contestația nu este însă suspensivă de executare. Totodată, conform art. 55 alin. (6) C. proc. pen., organele de cercetare penală ale poliției judiciare și organele de cercetare penală speciale își desfășoară activitatea de urmărire penală sub conducerea și supravegherea procurorului. Acesta din urmă este competent, prin urmare, să se pronunțe asupra contestațiilor împotriva măsurilor luate de către organele de cercetare penală. În procedura civilă, nu a fost încă tratată de o manieră cuprinzătoare problema unor eventuale contestații împotriva solicitărilor de copii ori documente originale din arhiva notarială. Nu există însă vreo dispoziție în sensul că încheierea prin care a fost dispusă această măsură să poată fi atacată separat de hotărârea pronunțată pe fond.

33. Drept comparat

Cu titlu de comparație, în dreptul francez, dispozițiile Codului civil tratează de o manieră explicită posibilitatea contestării măsurii. Conform art. 1435 – 1439 C. civ. fr., „ofițerii publici și ministeriali (în care categorie intră și notarii, n. tr.), precum și ceilalți depozitari de acte sunt obligați să elibereze, pe cheltuiala lor, copii certificate sau simple de pe aceste acte părților propriu-zise, moștenitorilor, precum și avânzilor-cauză ai acestora. În caz de refuz sau de tăcere din partea depozitarului, președintele tribunalului de mare instanță (echivalentul tribunalului județean, n. tr.), sesizat prin cerere, statuează după ascultarea sau citarea petentului și a depozitarului (s.n.). Decizia este executorie cu titlu provizoriu. Dacă este depus un apel împotriva acesteia, va fi judecat după regulile procedurii necontencioase. Partea poate să obțină și copia de pe un act neînregistrat ca atare sau rămas în stadiu de proiect. Cererea trebuie depusă la președintele tribunalului de mare instanță. În caz de refuz sau de tăcere din partea depozitarului actului, va dispune președintele tribunalului de mare instanță. Partea care dorește să obțină remiterea unui al doilea duplicat de pe un act autentic trebuie să adreseze o cerere în acest sens președintelui tribunalului de mare instanță. În caz de refuz sau de tăcere din partea depozitarului actului, va dispune președintele tribunalului de mare instanță.” (trad. n.) Merită observat că, spre deosebire de soluția din dreptul românesc, reglementarea franceză impune ascultarea sau citarea depozitarului documentului solicitat în copie. În peisajul juridic românesc, în schimb, nu a fost posibilitatea notarului public de a opune argumente deduse din principiul secretului profesional nu a fost abordată încă de o manieră temeinică.[O2] 

34. Control profesional și alți notari

Pe un plan cu totul diferit, Regulamentul de aplicare a Legii notarilor conține prevederi care permit organelor de control profesional și celor de conducere ale UNNPR ori ale Camerelor Notarilor Publici să obțină copii de pe documentele solicitate. Pe lângă aceasta, notarul public trebuie să transmită copii de pe actele pe care le deține în arhiva sa la cererea unui alt notar public, în scopul instrumentării unui act sau a unei proceduri notariale de către acesta din urmă.

► Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 Art. 91 alin. (1) din Regulament: „notarul public este obligat să transmită echipei de control orice informație solicitată, să prezinte toate documentele solicitate și să pună la dispoziția echipei de control copii ale documentelor solicitate, în vederea atașării acestora la nota de control. Notarul public nu poate opune echipei de control secretul profesional și prevederile legale privind protecția datelor cu caracter personal” (s.n.), Art. 125 din Regulament: „(1) Pentru soluționarea unor reclamații, sesizări sau, după caz, acte ori proceduri notariale, Uniunea, Camerele, organul de control sau un notar public pot solicita copii și informații în legătură cu acestea, cel căruia i s-a solicitat neputând opune secretul profesional cu privire la conținutul actului și al documentației acestuia. (2) Cererea de eliberare de copii ale unor înscrisuri sau de informații cu privire la acestea se face în scris de către Uniune, Cameră ori notarul public solicitant. Cererea trebuie să cuprindă mențiuni privind numărul de înregistrare, semnătura și sigiliul solicitantului și se transmite prin mijloace convenționale de comunicare. Cel căruia i se adresează cererea are obligația de a transmite, de îndată și întocmai, cele solicitate, cu excepția testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziție fără dovada decesului testatorului” (s.n.) și Art. 126 alin. (3), (4) și (5) din Regulament: „(3) […] Cererea aprobată prin decizia Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru notarul public. (4) Notarul public trebuie să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Colegiului director al Camerei, a Uniunii sau a organului de control, care vizează documente din arhiva biroului. (5) Aceleași obligații revin și notarilor publici ori Camerelor care sunt depozitarii arhivei sau care acționează în calitate de custode provizoriu” (s.n.).

35. Combaterea spălării banilor

În acest context, trebuie menționată și relația notarilor publici cu Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB). Astfel, Oficiul primește raportările specifice privind operațiunile cu numerar sau tranzacțiile suspecte, dar poate și solicita, în completare, orice documente relevante din arhivele notariale, în copie, ori chiar desfășura controale pentru a fi obținute direct informațiile relevante.

► Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului Art. 6 (Raportul pentru tranzacții suspecte): „(1) Entitățile raportoare prevăzute la art. 5 sunt obligate să transmită un raport pentru tranzacții suspecte exclusiv Oficiului dacă acestea cunosc, suspectează sau au motive rezonabile să suspecteze că: a) bunurile provin din săvârșirea de infracțiuni sau au legătură cu finanțarea terorismului; sau b) persoana sau împuternicitul/reprezentantul/mandatarul acesteia nu este cine pretinde a fi; sau c) informațiile pe care entitatea raportoare le deține pot folosi pentru impunerea prevederilor prezentei legi; sau d) în orice alte situații sau cu privire la elemente care sunt de natură să ridice suspiciuni referitoare la caracterul, scopul economic sau motivația tranzacției, cum ar fi existența unor anomalii față de profilul clientului, precum și atunci când există indicii că datele deținute despre client ori beneficiarul real nu sunt reale sau de actualitate, iar clientul refuză să le actualizeze ori oferă explicații care nu sunt plauzibile. (2) Suplimentar situațiilor prevăzute la alin. (1), entitățile raportoare transmit un raport pentru tranzacții suspecte Oficiului atunci când circumstanțele faptice obiective aferente unei relații de afaceri sau tranzacții ocazionale corespund în tot sau în parte indicatorilor sau tipologiilor de tranzacții suspecte prezentate public de Oficiu. Entitățile raportoare consideră ca suspectă orice relație de afaceri sau tranzacție ocazională cu o persoană ale cărei date de identificare i-au fost comunicate punctual de către Oficiu […]” (s.n.), Art. 7 (Raportarea tranzacțiilor care nu prezintă indicatori de suspiciune): „(1) Entitățile raportoare au obligația de a raporta către Oficiu tranzacțiile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro” (s.n.), Art. 8 alin. (1) – (3) (Reguli privind raportarea): „(1) Entitățile raportoare prevăzute la art. 5 transmit, de îndată, Oficiului raportul pentru tranzacții suspecte prevăzut la art. 6 înainte de efectuarea oricărei tranzacții aferente clientului care are legătură cu suspiciunea raportată. (2) Oficiul confirmă, de îndată, în scris, prin alocarea numărului de înregistrare, inclusiv prin mijloace electronice, primirea raportului de tranzacții suspecte. (3) Tranzacția nu se efectuează până la expirarea unui termen de 24 de ore de la momentul înregistrării prevăzute la alin. (2). Dacă Oficiul nu dispune suspendarea efectuării tranzacției în termenul menționat anterior, entitatea raportoare poate efectua tranzacția […]” (s.n.), Art. 26 (Supravegherea și controlul): „(3) Oficiul poate efectua controale la persoane juridice și la entități fără personalitate juridică, altele decât cele aflate sub supravegherea autorităților prevăzute la alin. (1) lit. a), atunci când din datele deținute de Oficiu există suspiciuni de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului cu privire la tranzacțiile efectuate de acestea. (4) Entitățile raportoare ce fac obiectul supravegherii sau controlului au obligația de a pune la dispoziția reprezentanților împuterniciți, anume desemnați, ai autorităților prevăzute la alin. (1) datele și informațiile solicitate de către aceștia pentru realizarea atribuțiilor specifice. Reprezentanții împuterniciți ai autorităților prevăzute la alin. (1), în exercitarea atribuțiilor de supraveghere și control, pot reține copii ale documentelor verificate […]” (s.n.).

36. Metoda de raportare

Reprezentanții UNNPR și ai ONPCSB au agreat ca raportarea tranzacțiilor în numerar și suspecte la care se referă primele două articole citate să fie realizată de către notari direct pe portalul ONPCSB, la adresa https://raportare.onpcsb.ro. Înregistrarea notarilor publici pe portal este realizată de către angajații UNNPR, iar dacă notarii ajung să nu mai dețină datele de autentificare electronică, UNNPR poate asigura retransmiterea acestora prin curier rapid. Indiferent de forma de desfășurare a activității, notarii publici au posibilitatea de a desemna una sau mai multe persoane din cadrul biroului cărora să le stabilească responsabilități în aplicarea legii sau de a se desemna direct pe sine în acest sens, urmând să comunice acest lucru în scris UNNPR, în vederea transmiterii acestor informații către ONPCSB. Instrucțiuni de utilizare a portalului aferent și de completare a rapoartelor pot fi obținute pe site-ul www.onpcsb.ro (UNNPR, Adresa nr. 369/17.11.2020).

37. Reglementări generice

Mai complicată este situația în care nu există vreun cadru normativ detaliat, ci doar texte de principiu care obligă orice persoane fizice sau juridice să comunice diferitele informații solicitate de către autoritățile administrației publice.

2. Dispoziții de principiu în procedurile administrative

38. Procedura fiscală

Autoritățile fiscale centrale și locale sunt, cu siguranță, deosebit de interesate în cuprinsul documentelor notariale care ar conține date cu privire la bunurile urmăribile ale debitorilor ori referitoare la operațiunile încheiate de către aceștia. Îndrituirea lor pentru a le obține se întemeiază pe dispozițiile art. 64 C. proc. fisc. Într-adevăr, notarii publici nu mai sunt incluși în categoriile vizate de art. 67 C. proc. fisc., care permite unor persoane, în anumite condiții, refuzul furnizării de informații. Această dispoziție a fost aplicabilă și notarilor publici până la reforma operată prin Ordonanța nr. 30/2017 pentru modificarea și completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală (UNNPR, Adresa nr. 7.366/13.12.2017).

39. Solicitări cu un alt scop

Observațiile de mai sus și textele citate în cele ce urmează sunt aplicabile numai în măsura în care solicitarea urmărește într-adevăr să clarifice situația fiscală a contribuabilului, iar nu obținerea altor date de care notarul public va fi luat cunoștință cu ocazia instrumentării procedurilor specifice (UNNPR, Adresa nr. 4.416/18.07.2016). De exemplu, astfel a fost cazul în privința unor informații cerute pentru finalizarea procedurilor de reconstituire, constituire ori restituire a dreptului de proprietate asupra imobilelor (UNNPR, Adresa nr. 1.057/02.03.2021).

► Codul fiscal Art. 494 alin. (12): „În vederea clarificării și stabilirii reale a situației fiscale a contribuabililor, compartimentele de specialitate ale autorităților administrației publice locale au competența de a solicita informații și documente cu relevanță fiscală sau pentru identificarea contribuabililor sau a materiei impozabile ori taxabile, după caz, iar notarii, avocații, executorii judecătorești, organele de poliție, organele vamale, serviciile publice comunitare pentru regimul permiselor de conducere și înmatriculare a vehiculelor, serviciile publice comunitare pentru eliberarea pașapoartelor simple, serviciile publice comunitare de evidență a persoanelor, precum și orice altă entitate care deține informații sau documente cu privire la bunurile impozabile sau taxabile, după caz, ori la persoanele care au calitatea de contribuabil au obligația furnizării acestora fără plată, în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii solicitării” (s.n.).   ► Codul de procedură fiscală Art. 64 alin. (1), (2) și (5) C. proc. fisc. (Prezentarea de înscrisuri): „(1) În vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligația să pună la dispoziție organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri. În același scop, organul fiscal are dreptul să solicite înscrisuri și altor persoane cu care contribuabilul/plătitorul are sau a avut raporturi economice sau juridice. (2) Organul fiscal poate solicita punerea la dispoziție a înscrisurilor la sediul său ori la domiciliul fiscal al persoanei obligate să le prezinte […] (5) În cazul în care pentru stabilirea stării de fapt fiscale contribuabilul/plătitorul pune la dispoziția organului fiscal înscrisuri sau alte documente, în original, acestea se înapoiază contribuabilului/plătitorului, păstrându-se în copie, conform cu originalul, numai înscrisuri relevante din punct de vedere fiscal. Conformitatea cu originalul a copiilor se efectuează de către contribuabil/plătitor prin înscrierea mențiunii «conform cu originalul» și prin semnătura acestuia” (s.n.), și Art. 336 C. proc. fisc. (Contravenții): „(1) Constituie contravenții următoarele fapte, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate, potrivit legii, infracțiuni: […] c) nerespectarea de către contribuabil/plătitor, precum și de persoanele cu care acesta are sau a avut raporturi economice sau juridice a obligației de a pune la dispoziția organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri la locul indicat de organul fiscal potrivit art. 64 […]. (2) Contravențiile prevăzute la alin. (1) se sancționează astfel: a) cu amendă de la 25.000 lei la 27.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari și cu amendă de la 6.000 lei la 8.000 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice, în cazul săvârșirii faptelor prevăzute la alin. (1) lit. c) […].” (s.n.)

 40. Procedură de lucru

Față de frecvența invocării acestor prerogative, în decembrie 2009, UNNPR a convenit cu Agenția Națională pentru Administrare Fiscală (ANAF), în completarea dispozițiilor legale, o procedură de lucru pentru evitarea solicitărilor abuzive. Astfel, s-a stabilit că cererile Direcțiilor Finanțelor Publice Județene și ale Municipiului București trebuie formulate în termeni cât mai concreți cu indicarea numelui persoanei vizate, a codului său numeric personal, a domiciliului și, după caz, a intervalului în care a fost depusă Declarația 208 cu privire la persoana respectivă. În plus, s-a convenit că, dacă solicitările sunt formulate la modul generic, notarul public poate comunica Direcției Finanțelor Publice Județene sau a Municipiului București faptul că este în imposibilitatea furnizării datelor respective, întrucât solicitarea este incompletă din punctul de vedere al datelor persoanei controlate, iar cererea va fi comunicată și la UNNPR, pentru a fi pusă la dispoziția ANAF (UNNPR, Adresa nr. 6.158/22.12.2014; Adresa nr. 1.670/03.04.2015). Dar procedura astfel concepută vine doar să evite exagerările din cadrul solicitărilor, nu să restabilească limite întemeiate pe obligația păstrării secretului profesional (UNNPR, Adresa nr. 4.372/14.12.2009).

41. Executorii judecătorești

Tot astfel, executorii judecătorești au și ei dreptul de a obține, în copie, documentele necesare desfășurării procedurilor de recuperare a creanțelor date în sarcina lor (UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. II, Notarom, București, 2014, p. 32). Chiar dacă sunt redactate în termeni generici, dispozițiile art. 660 alin. (2) C. proc. civ. vizează inclusiv înscrisurile din arhiva notarului public, mai ales că, în exercitarea atribuțiilor sale, executorul judecătoresc este ținut, la rândul său, să asigure secretul informațiilor primite (UNNPR, Adresa nr. 499/04.02.2014; Adresa nr. 4.761.24.07.2018).

► Codul de procedură civilă Art. 660 alin. (2) C.proc. civ. (Îndatorirea terților de a da informații): „de asemenea, la cererea executorului judecătoresc, instituțiile publice, instituțiile de credit și orice alte persoane fizice sau persoane juridice sunt obligate să îi comunice, de îndată, în copie, documentele, precum și, în scris, datele și informațiile apreciate de executorul judecătoresc ca fiind necesare realizării executării silite, inclusiv codul numeric personal al persoanei supuse executării silite, chiar dacă prin legi speciale se dispune altfel.[…] La cererea executorului judecătoresc sau a părții interesate, instanța de executare poate lua măsurile prevăzute la art. 187 alin. (1) pct. 2 lit. f) și la art. 189” (s.n.), Art. 187 C. proc. civ. (Încălcarea obligațiilor privind desfășurarea procesului. Sancțiuni): „dacă legea nu prevede altfel, instanța, potrivit dispozițiilor prezentului articol, va putea sancționa următoarele fapte săvârșite în legătură cu procesul […] 2. cu amendă judiciară de la 50 lei la 700 lei […] f) neprezentarea unui înscris sau a unui bun de către cel care îl deține, la termenul fixat în acest scop de instanță” (s.n.), și Art. 189 C. proc. civ. (Despăgubiri pentru amânarea procesului): „Cel care, cu intenție sau din culpă, a pricinuit amânarea judecării sau a executării silite, prin una dintre faptele prevăzute la art. 187 sau 188, la cererea părții interesate, va putea fi obligat de către instanța de judecată ori, după caz, de către președintele instanței de executare la plata unei despăgubiri pentru prejudiciul material sau moral cauzat prin amânare.” (s.n.)

42. Inspectorii de integritate

O soluție similară a fost reținută cât privește solicitările venite din partea inspectorilor de integritate ai Agenției Naționale pentru Integritate. Prerogativele acestora se întemeiază pe Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcțiilor și demnităților publice (UNNPR, Adresa nr. 4.516/29.10.2013).

► Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcțiilor și demnităților publice Art. 15: „(1) Pe parcursul desfășurării evaluării, inspectorul de integritate poate solicita tuturor instituțiilor și autorităților publice, altor persoane juridice de drept public sau privat, precum și persoanelor fizice, documentele și informațiile necesare desfășurării activității de evaluare, cu obligația păstrării confidențialității. (2) La solicitarea motivată a inspectorului de integritate, persoanele fizice și juridice, conducătorii autorităților, ai instituțiilor sau ai societăților publice ori private, precum și cei ai regiilor autonome sunt obligați să comunice acestuia, în termen de cel mult 30 de zile, datele, informațiile, înscrisurile și documentele solicitate potrivit prevederilor alin. (1), indiferent de suportul acestora, precum și date, informații sau documente pe care le dețin, care ar putea conduce la soluționarea lucrării.” (s.n.)

43. Inspectorii de concurență

Este adevărat că temeiul juridic al aplicării dreptului concurenței în activitatea notarială este unul deosebit de contestabil (CNUE, Concurrence dans le secteur des professions libérales: veiller au caractère public de la fonction de notaire, Bruxelles, 12 septembrie 2005, http://www.notaries-of-europe.eu//index.php?pageID=4036), inspectorii de concurență consideră, uneori, că prerogativele de investigație care le sunt încredințate prin Legea concurenței nr. 21/1996, republicată, pot fi valorificate inclusiv în relația cu notarii publici (de exemplu, Ordinul Consiliului Concurenței nr.278/20.05.2015 prin care s-a dispus declanșarea unei investigații din oficiu având ca obiect posibila faptă anticoncurențială prevăzută de art. 5 alin. 1 din Legea concurenței nr. 21/1996, republicată, săvârșită de către Camera Notarilor Publici Suceava și membrii acesteia).

► Legea concurenței nr. 21/1996 Art. 34: „(1) În vederea analizării plângerilor formulate potrivit art. 33 alin. (1) lit. b) și a notificărilor privind concentrările economice, precum și în exercitarea atribuțiilor prevăzute la art. 25 alin. (1), inspectorii de concurență, indicând temeiul legal, scopul, termenele, precum și sancțiunile prevăzute, după caz, la art. 53 lit. a) și b), art. 54 alin. (1) lit. a) și alin. (2) și art. 59 alin. (1) lit. e), pot solicita informațiile și documentele care le sunt necesare: a) întreprinderilor și asociațiilor de întreprinderi; b) autorităților și instituțiilor administrației publice centrale și locale. (2) În realizarea procedurii de examinare preliminară, necesară în vederea exercitării din oficiu a atribuțiilor prevăzute la art. 25 alin. (1) lit. a) și g), inspectorii de concurență, indicând temeiul legal, scopul, termenele, precum și sancțiunile prevăzute la art. 53 lit. c) sau, după caz, la art. 54 alin. (1) lit. b), pot solicita întreprinderilor și asociațiilor de întreprinderi, precum și autorităților și instituțiilor administrației publice centrale și locale orice informații și documente necesare […].” Art. 38: „(1) Pentru investigarea încălcării prevederilor prezentei legi, inspectorii de concurență sunt abilitați cu puteri de inspecție, cu excepția inspectorilor debutanți, și au următoarele puteri de inspecție: […] b) să examineze orice documente, registre, acte financiar-contabile și comerciale sau alte evidențe legate de activitatea întreprinderii sau asociațiilor de întreprinderi, indiferent de locul în care sunt depozitate și de suportul fizic sau electronic pe care sunt păstrate; […] d) să ridice sau să obțină în orice formă copii ori extrase din orice documente, registre, acte financiar-contabile și comerciale sau din alte evidențe legate de activitatea întreprinderii sau asociației de întreprinderi; […] (11) În cursul inspecției inopinate, informațiile stocate sau arhivate în mediul electronic pot fi copiate integral și ridicate pe suport electronic, cu aplicarea de sigilii, urmând ca prelevarea informațiilor necesare investigației să se realizeze în prezența reprezentantului întreprinderii/asociației de întreprinderi, la sediul Consiliului Concurenței (12) Măsurile prevăzute la alin. (11) se realizează în baza ordinului emis de președintele Consiliului Concurenței și a autorizării judiciare, prevederile art. 40 fiind aplicabile în mod corespunzător. (2) Inspectorii de concurență cu puteri de inspecție vor proceda la actele prevăzute la alin. (1) numai dacă există indicii că pot fi găsite documente sau pot fi obținute informații considerate necesare pentru îndeplinirea misiunii lor, iar rezultatul acestora va fi consemnat într-un proces-verbal de constatare și inventariere. […] (6) Ordinul de inspecție va indica obiectul și scopul inspecției, stabilește data la care începe și arată sancțiunile prevăzute la art. 53 și 59, precum și dreptul de a ataca ordinul la Curtea de Apel București, Secția contencios administrativ și fiscal, în termen de 15 zile de la comunicare, prin derogare de la Legea nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare. Hotărârea curții de apel este supusă recursului, care se declară în termen de 5 zile de la comunicare. Instanțele vor soluționa cauza de urgență și cu precădere.” Art. 39: „În baza autorizării judiciare date prin încheiere, conform art. 40, inspectorul de concurență poate efectua inspecții, în spațiile prevăzute la art. 38, precum și în orice alte spații, inclusiv domiciliul, terenurile sau mijloacele de transport aparținând conducătorilor, administratorilor, directorilor și altor angajați ai operatorilor economici sau asociațiilor de operatori economici supuși investigației.” Art. 40: „(1) Inspectorii de concurență pot proceda la inspecții, potrivit prevederilor art. 39, doar în baza unui ordin emis de către președintele Consiliului Concurenței și cu autorizarea judiciară dată prin încheiere de către președintele Curții de Apel București sau de către un judecător delegat de acesta. O copie certificată a ordinului de inspecție și a autorizației judiciare se comunică obligatoriu persoanei supuse inspecției înainte de începerea acesteia. […]”

44. Interes legitim

Problematice sunt însă, cu siguranță, mai degrabă ipotezele în care la originea solicitărilor de copii sau alte informații stau persoane care se prevalează, pur și simplu, de un interes pretins legitim în obținerea documentelor în cauză, fără însă a fi părți propriu-zise, succesori sau avânzi-cauză ai semnatarilor.

III. Solicitări generice din partea persoanelor interesate

45. Delimitare

Merită aici tratate separat două ipoteze, și anume cazurile în care terții care formulează cererile de copii sunt doar aparent străini de părțile propriu-zise, fiind în realitate succesori sau avânzi-cauză ai acestora (1), pe de-o parte, și, pe de altă parte, situația persoanelor cu desăvârșire străine de conținutul documentelor (2).

1. Ipoteza terților aparenți

46. Mandatarii

Pentru început, trebuie observat că mandatarii nu sunt persoane terțe față de procura în care figurează ca împuterniciți (UNNPR, Adresa nr. 5.006/19.06.2019, Adresa nr. 2.390/10.03.2020). Într-adevăr, procura este o ofertă de contract, formulată de mandant, care se formează prin acceptarea sa de către mandatar. De aici rezultă că mandatarul se poate prevala, în acest context, fie și numai de calitatea de destinatar al acestei oferte. Prin urmare, până și dacă mandantul ar dori, ulterior semnării, să își revoce voința rămasă la stadiul de ofertă, mandatarul potențial nu își pierde calitatea de destinatar al ofertei. Aceleași considerații sunt valabile pentru cazul în care mandatul va fi fost revocat între timp prin voința unilaterală a mandantului ori va fi fost ajuns la termen sau desființat în oricare alt fel, deoarece mandatarul păstrează poziția de parte în acest contract. Prin urmare, el poate solicita orice fel de informații sau copii simple ori legalizate după respectiva procură.

47. Verificarea revocării

A susține contrariul concluziilor de mai sus ar însemna că nu doar mandatarul, ci și mandantul și-ar pierde calitatea de parte în contractul de mandat, în cazul unei revocări intervenite prin voința sa unilaterală sau dacă acesta s-ar desface din orice alte cauze. Aceasta ar presupune, mai departe, că nici mandantul nu va mai putea pretinde comunicarea vreunei copii după procura semnată chiar de el. Ca atare, nu este nici măcar necesară verificarea existenței posibilelor revocări înregistrate în RNNEPR, cât timp, chiar intervenite, acestea nu sunt relevante cât privește îndreptățirea mandantului sau a mandatarului de a primi copiile solicitate.

48. Acte supuse comunicării

Soluția din cazul procurilor trebuie extrapolată la situația oricăror alte oferte de a contracta, precum și, în general, cât privește actele unilaterale supuse comunicării. Conform art. 1.326 C. civ., acestea din urmă includ toate operațiunile prin care se constituie, modifică sau stinge un drept al destinatarului, ori care implică informarea destinatarului, în temeiul naturii lor specifice. În toate aceste situații, nu se poate susține că notarul public se abate de la regula secretului profesional, câtă vreme categoria juridică de care aparține actul impune oricum comunicarea sa către destinatar – dacă acesta din urmă solicită el însuși copiile aferente. Aici pot intra, cu siguranță, și diversele acte unilaterale care exprimă consimțământul dat proprietarilor de către persoanele învecinate, în scopul obținerii unor documente administrative precum autorizațiile de construcție ori de funcționare (UNNPR, Adresa nr. 8.531/27.11.2019).

49. Terți beneficiari ai contractelor

Pentru identitate de rațiune, în aceeași categorie intră și terțul beneficiar al stipulației pentru altul. Acesta trebuie, oricum, să fie informat cu privire la conținutul actului respectiv pentru a decide, în cunoștință de cauză, dacă dorește ori nu să accepte stipulația și să devină, astfel, parte la raportul juridic inițiat cu promitentul. Prin analogie, aceeași trebuie să fie soluția și în cazul soților căsătoriți în regimul comunității de bunuri sau care au încheiat convenții matrimoniale care includ o formă de proprietate devălmașă. Soțul care nu a fost parte la actul prin care celălalt soț a dobândit vreun bun comun trebuie să poată obține comunicarea documentelor în cauză, fie și numai pentru că poate ajunge să răspundă, mai devreme sau mai târziu, în calitate de coproprietar, de obligațiile născute în legătură cu lucrul respectiv. Toate acestea, bineînțeles, numai dacă petenții își justifică în mod adecvat calitatea, prin mijloacele de probă specifice.

50. Problema testamentului

Printre actele unilaterale, testamentul formează, totuși, o categorie aparte. În primul rând, este clar că nu este vorba despre un act unilateral supus comunicării, precum cele amintite. Din acest motiv, art. 138 alin. (2) din Regulament prevede că „informații cu privire la existența testamentului se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu certificatul de deces, cu excepția cazurilor în care cererea este formulată de testatorul însuși”. Dar, mai cu seamă, parte la testament este numai testatorul, nu și persoanele vizate ori înlăturate prin act.

51. Existența unui certificat de moștenitor

După cum s-a precizat și mai sus (a se vedea supra, §5), dacă există un certificat de moștenitor ori de legatar, este indiscutabil că moștenitorii acolo indicați pot solicita copii după testament direct în temeiul calității lor de succesori. În schimb, pentru perioada prealabilă eliberării vreunui certificat de moștenitor ori de legatar, la fel precum în cazul moștenitorilor exheredați integral, este clar necesară o apreciere asupra îndreptățirii persoanelor în cauză de a lua cunoștință de conținutul testamentului. Problemele trebuie delimitate după cum o eventuală solicitare în acest sens vine din partea legatarilor, a moștenitorilor rezervatari ale căror drepturi au fost limitate prin testament ori a moștenitorilor legali nerezervatari complet exheredați.

52. Legatari

Din partea legatarilor, este indiscutabilă justețea cererilor în sensul obținerii de copii după testamentele care îi desemnează ca beneficiari (UNNPR, Adresa nr. 76/10.01.2018). În definitiv, cunoașterea conținutului documentului este necesară pentru a le permite manifestarea opțiunii succesorale în cunoștință de cauză și constituie precondiția posibilității lor de a se prevala de prerogativele dobândite. Din acest motiv, sunt îndreptățiți să obțină orice informații cu privire la testament, chiar înaintea emiterii certificatelor de moștenitor ori de legatar aferente, dar numai după deschiderea succesiunii testatorului, conform textelor mai sus citate. Observația rămâne valabilă chiar dacă testamentul a fost revocat, de exemplu, prin intervenția unui alt notar public (UNNPR, Adresa nr. 4.385/04.11.2013). În practica franceză s-a arătat, de altfel, că această comunicare către legatari este chiar obligatorie în cadrul procedurilor succesorale. Totuși, s-a precizat inclusiv că trebuie transmisă strict partea din testament care vizează drepturile destinatarului, nu și alte secțiuni ale documentului, de exemplu, legate în favoarea unor beneficiari diferiți, exheredări sau recunoașteri de paternitate (Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16 : Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019, §42). În schimb, este mult mai controversată situația moștenitorilor legali exheredați parțial sau total prin existența testamentului.

53. Proba calității de rezervatar

Cu siguranță, moștenitorii rezervatari, odată ce au acceptat moștenirea, pot formula solicitări de informații cu privire la testament direct în temeiul calității lor de succesori ai defunctului, nefiind terți față de persoana lui. Este necesară numai demonstrarea calității de moștenitor și a faptului acceptării moștenirii, în aceleași condiții precum pentru oricare alt succesor (a se vedea supra, §5). Dacă nu pot fi probate aceste aspecte, pretinsul succesibil nu are nici măcar calitatea de terț interesat în cuprinsul testamentului, deoarece devoluțiunea succesorală nu îl afectează în niciun fel, dacă nu cumva intervine în calitate de creditor al moștenirii sau al succesorilor. Problematică este, mai cu seamă, ipoteza moștenitorilor legali nerezervatari, dacă sunt complet exheredați prin testament.

2. Situația terților reali

54. Moștenitorii complet exheredați

În doctrină, se afirmă uneori că moștenitorii legali complet exheredați prin testament nu își pierd calitatea însăși, adică titlul de succesor, ci numai posibilitatea de a culege emolumentul succesiunii (Dan Chirică, Tratat de drept civil – Succesiunile și liberalitățile, C.H. Beck, București, 2014, p. 337). Achiesarea la o asemenea perspectivă poate justifica o soluție similară celei reținute pentru rezervatari, cu toate circumstanțierile necesare pentru confirmarea eficacității actului de acceptare a moștenirii. Ar decurge de aici că inclusiv moștenitorii complet exheredați pot obține copii după testament – sau după oricare alte acte ale defunctului – direct în această calitate. Totuși, considerente pragmatice de securitate juridică impun concluzia că notarul solicitat în cauză nu răspunde cu nimic dacă nu achiesează la această opinie. Jurisprudența franceză este, de altfel, tranșantă în sensul că moștenitorii legali exheredați nu se pot prevala, într-un asemenea context, de calitatea de succesori ai defunctului (Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16: Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019, §47), cu rare excepții și numai cu autorizarea instanței (Curtea de Apel din Versailles, Prima cameră, Decizia din 25 aprilie 2013, nr. 12/08062). În această perspectivă, moștenitorii respectivi se găsesc, de fapt, într-o situație similară oricăror terți desăvârșiți. Ei se prevalează, într-adevăr, de un interes tot atât de legitim precum cel al oricăror persoane care solicită copii de pe documentele din arhiva notarială.

55. Motivare explicită

Pentru aprecierea legitimității interesului terților în cunoașterea conținutului documentelor notariale, este important de observat că regulile procedurii notariale se completează cu normele din Codul de procedură civilă, ca dispoziții de drept comun, în temeiul art. 163 din Lege (Gheorghe Dobrican, „Certificatul de moștenitor – titlu de proprietate pentru moștenitori”în Buletinul Notarilor Publici nr. 6/2011; Mirela Moise/Veronica Stan, „Ipoteze de practică notarială în legătură cu suspendarea procedurii succesorale notariale” în Buletinul Notarilor Publici nr. 5/2016; Zăvoi Aurelian Paul, „Certificatul de moștenitor și posibilitatea înscrierii ca succesori a persoanelor decedate la momentul eliberării acestuia” în Revista de Studii Juridice nr. 4/2006). Or, în materia procedurii necontencioase judiciare, art. 530 Cod Procedură Civilă prevede că „cererea va cuprinde […] obiectul, motivarea acesteia și semnătura. Ea va fi însoțită de înscrisurile pe care se sprijină”. Cu titlu mai general, art. 148 Cod Procedură Civilă dispune că „orice cerere adresată instanțelor judecătorești trebuie să fie formulată în scris și să cuprindă […] motivele cererii, precum și semnătura”. Aceasta, indiferent de forma cererii pentru eliberarea copiilor, respectiv scrisă, verbală sau transmisă prin poșta electronică (UNNPR, Adresa nr. 7.048/17.10.2018). De exemplu, solicitarea succesibililor nerezervatari în sensul obținerii unei copii după actul autentic în temeiul căruia au fost exheredați, după decesul persoanei în cauză, trebuie să cuprindă motivele care justifică îndreptățirea lor pentru obținerea acestui document. Legitimitatea cererii urmează a fi apreciată de către notarul public, pe baza argumentelor prezentate și a probelor înfățișate (UNNPR, Adresa nr. 9.783/30.12.2020). În lipsa unei asemenea motivări, Camera Notarilor Publici, eventual sesizată de către solicitant în urma refuzului notarului public, s-ar vedea lipsită de elementele necesare pentru a se pronunța temeinic asupra cererii de eliberare a înscrisului (UNNPR, Adresa nr. 4.911/19.06.2019).

56. Interesul ca folos practic și personal

În procedura civilă, noțiunea interesului este definită ca reprezentând prefigurarea folosului efectiv pe care petentul l-ar putea obține în cazul admiterii formei procedurale exercitate. „Interesul […] reprezintă folosul practic pe care o parte îl urmărește prin punerea în mișcare a unui mijloc procesual ce intră în conținutul acțiunii. Este firesc, altfel spus, ca procedura judiciară să nu fie pusă în mișcare dacă nu aduce părții niciun avantaj legal, ci urmărește numai șicanarea părții adverse, încărcând inutil rolul instanțelor” [Viorel Mihai Ciobanu, Comentariu sub art. 33 C. proc. civ., §1, în Viorel Mihai Ciobanu, Marian Nicolae (coord.), «Noul Cod de procedură civilă comentat și adnotat. Vol. I – art. 1-526», Universul Juridic, București, 2013]. „Pentru îndeplinirea acestei condiții este necesar ca acela care pornește o acțiune în justiție să obțină un folos practic concret de pe urma unei eventuale hotărâri prealabile” (Gheorghe Piperea, Cătălin Antonache, Petre Piperea, Alexandru Dimitriu, Irina Sorescu, Mirela Piperea, Alexandru Rățoi, «Codul de procedură civilă. Comentarii și explicații», C.H. Beck, București, 2019, Comentariu sub art. 33 C. proc. civ., §2). Mai este necesar și ca din motivarea cererii să rezulte într-o măsură suficientă pentru aprecierea notarului că interesul solicitantului este unul personal. „Interesul […] să fie personal, adică folosul practic să vizeze pe cel care recurge la forma procesuală”. Eventuale excepții de la această regulă intervin strict atunci când „legea recunoaște legitimitate procesuală activă și altor persoane sau organe, precum procurorul, Avocatul Poporului etc. […]. În alți termeni, în doctrină, se precizează uneori că interesul trebuie să fie și direct, pentru a sublinia că o persoană nu poate apăra dreptul altei persoane” [Viorel Mihai Ciobanu, Comentariu sub art. 33 C. proc. civ., §5, în Viorel Mihai Ciobanu, Marian Nicolae (coord.), «Noul Cod de procedură civilă comentat și adnotat. Vol. I – art. 1-526», Universul Juridic, București, 2013].

57. Terți desăvârșiți

Măsura în care terții al căror unic interes în cunoașterea documentelor din arhiva notarială îl reprezintă faptul de a se folosi de acestea în vreo contestație ori acțiune împotriva semnatarilor actelor este, bineînțeles, deosebit de controversată. Uneori în practică, acest interes a fost considerat legitim, de exemplu, un plan de situație aflat la dosarul unui contract de vânzare, apreciat ca necesar de către terț în cadrul unei acțiuni în grănițuire (UNNPR, Adresa nr. 3.398/04.08.2014). Aici se poate aprecia că interesul delimitării corecte a terenurilor dintr-o anumită unitate administrativ-teritorială justifică derogarea de la regula secretului profesional. Trebuie însă considerat, cu titlu mai general, că în aceste ipoteze, principiul secretului profesional revine în forță și împiedică transmiterea copiilor sau a informațiilor solicitate.

58. Dreptul la apărare

În acest sens, tot jurisprudența franceză a statuat că nu poate fi considerat legitim interesul terților al căror unic obiectiv în cunoașterea documentelor din arhiva notarială îl reprezintă intenția de a se folosi de acestea în vreo acțiune împotriva semnatarilor sau a succesorilor acestora. Concluzia rămâne valabilă inclusiv dacă petentul invocă necesitatea obținerii documentului respectiv pentru asigurarea probatoriului său în temeiul dreptului la apărare garantat de Convenția europeană a drepturilor omului (Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia nr. 12-21.244 din 4 iunie 2014: „le droit à la preuve découlant de l’article 6 de la Convention européenne des droits de l’homme ne peut faire échec à l’intangibilité du secret professionnel du notaire, lequel n’en est délié que par la loi, soit qu’elle impose, soit qu’elle autorise la révélation du secret”). În plus, chiar și Curtea Europeană a Drepturilor Omului a considerat că obligația respectării secretului profesional poate fi reținută ca justificare în scopul limitării dreptului la apărare, dacă documentele pretinse de reclamant intră în sfera de aplicare a acestuia (Curtea Europeană a Drepturilor Omului, 13 mai 2008, Hotărârea nr. 65.097/01, NN și TA contra Belgiei). Pe lângă aceasta, față de complexitatea aprecierilor de natură jurisdicțională necesare în acest context, instanțele franceze s-au pronunțat până și în sensul că notarul nu poate fi ținut să răspundă pentru aprecierea sa inițială dacă, peste refuzul acestuia, judecătorul autorizează în cele din urmă comunicarea copiilor cerute (Tribunalul corecțional din Reims, Decizia din 21 octombrie 1985 în Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16: Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019, §72).

59. Forța secretului

În plus, autorizarea din partea instanței nu este considerată, în practica franceză, un drept de la sine câștigat pentru petent. De exemplu, instanțele de acolo nu au fost de acord cu solicitarea reclamantului ca notarul public să îi transmită schimburile de scrisori electronice ori alte documente aflate la baza procedurii îndeplinite, deși solicitantul a demonstrat că are nevoie de acestea în probarea pretențiilor sale (Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia nr. 12-21.244 din 4 iunie 2014). Prin urmare, a fost refuzată solicitarea reclamantului din cauză, chiar dacă de prezentarea conținutului actului respectiv atârna, cel puțin aparent, soarta procesului.

60. Legitimitatea interesului

Cu siguranță, soluția poate fi reținută și în practica românească, cel puțin în ideea de a nu se considera ca fiind prin ipoteză legitim interesul oricărui potențial adversar procesual direct al semnatarilor actelor notariale. O posibilă cale rațională de compromis ar fi eliberarea copiilor de către notar exclusiv când legitimitatea interesului pretins de solicitant depășește zona restrânsă a dezideratului obținerii probatoriului necesar în perspectiva unui eventual proces. Altminteri, ar fi eliminate din dezbatere oricare argumente în susținerea secretului profesional, iar acesta s-ar vedea golit de conținut în activitatea notarială.

61. Exemple

De exemplu, asemenea solicitări pot fi considerate întemeiate dacă se bazează pe considerente de urbanistică ori de protecția mediului, sau precum cele mai sus arătate, care priveau delimitarea corectă a parcelelor de teren. În același sens, pot fi reținute ca întemeiate cererile adresate în vederea realizării cadastrului și a publicității imobiliare, precum cea din partea cumpărătorului care solicită copii legalizate după titlurile de proprietate ale vânzătorului, în scopul intabulării (Judecătoria Buhuși, sentința civilă nr. 591/2017, www.rolii.ro). De asemenea, obiectivul ieșirii din indiviziune și al evitării situațiilor de coproprietate a fost considerat suficient de legitim pentru obținerea de copii legalizate după certificatele de moștenitor care identifică succesorii celorlalți coproprietari (UNNPR, Adresa nr. 1.076/03.03.2015; Judecătoria Sectorului 3 București, sentința civilă nr. 12530/2018, www.rolii.ro).

62. Interese colective

Prin urmare, în acest cadru este necesar să fie în joc interese mai generale, care depășesc zona individuală de care, altminteri, s-ar putea prevala oricare petent. Această perspectivă elimină și varianta de interpretare în care secretul profesional invocat în acest context ar ceda în toate cazurile înaintea intereselor întemeiate pe drepturi fundamentale ale omului. Într-adevăr, caracterul explicit individual al acestora contrazice natura colectivă a intereselor cerute pentru a justifica derogări de la principiul secretului profesional. În toate cazurile, este clar că notarul sesizat are toată îndreptățirea să rețină și documentele apte să justifice scopul urmărit prin solicitarea adresată.

63. „Pescuirea” cauzelor de nulitate

Din cele de mai sus rezultă, de asemenea, că pentru obținerea unor copii din arhiva notarială, nu este suficientă, ca motivare, intenția cercetării actului în scopul identificării unor posibile cauze de nulitate sau a vreunui fals comis de către agentul instrumentator, dacă existența lor nu era nici măcar bănuită la momentul solicitării – ideea de a „pescui” motive de nevalabilitate. De exemplu, dacă pe rolul instanțelor de judecată se află un litigiu privind anularea testamentului, instanța poate solicita ea însăși notarului public instrumentator sau care a îndeplinit procedura succesorală o copie de pe acest document (UNNPR, Adresa nr. 6.842/06.12.2016). Astfel, instanțele franceze au considerat întemeiată solicitarea moștenitorilor complet exheredați de a primi o copie după testament, dar numai pe motiv că, la scurt timp după întocmirea actului, persoana în cauză a fost pusă sub interdicție pentru lipsa discernământului (Curtea de Apel din Versailles, Prima cameră, Decizia din 25 aprilie 2013, nr. 12/08062). Erau în discuție, prin urmare, indicii temeinice în sensul că testatorul nu avea discernământ nici la data semnării. Prin extrapolare, asemenea cereri pot fi tratate ca justificate atunci când se bazează pe convingerea solicitanților în sensul că testamentul nu avea cum să fie semnat de către defunct, ori că voința acestuia a fost captată de către vreun terț într-o asemenea măsură încât actul nu a fost liber și conștient consimțit, sau pe alte asemenea suspiciuni legitime (UNNPR, Adresa nr. 9.021/2018/09.01.2019).

64. Concluzii parțiale

În concluzie, se poate considera că interesul terților desăvârșiți în obținerea copiilor de pe actele din arhiva notarială este unul justificat atunci când este de natură mai generală, nu doar individual și specific petentului. El trebuie, de asemenea, să depășească considerentele deduse din buna administrare a justiției sau din realizarea probatoriului necesar într-un context procesual. Pe lângă aceasta, posibilitatea unor terți de a se informa cu privire la cuprinsul documentelor din arhiva notarială a fost, mai nou, abordată nu din prisma consacrată, care pretinde respectarea secretului profesional în beneficiul semnatarilor actelor, ci din perspectiva protecției datelor personale ale persoanelor menționate în aceste înscrisuri.

IV. Gestionarea datelor personale menționate în documente

65. Calitatea solicitantului

Aspectele privind protecția datelor personale cuprinse în documentele solicitate în copie, din arhiva notarială, trebuie departajate după cum acestea din urmă sunt cerute de autoritățile publice ori de alte entități învestite cu prerogative de putere publică, pe de o parte (1), sau de simpli particulari, pe de altă parte (2). Într-adevăr, solicitările din prima categorie par să ridice mai puține probleme în acest context.

1. Solicitări ale entităților publice

66. Calificarea ca prelucrare

Art. 4 pct. 2 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD) încadrează „divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod” a datelor personale în categoria generică a „prelucrării” de date personale. De aici rezultă că transmiterea de copii sau de alte informații din arhiva notarială poate reprezenta o prelucrare a datelor personale menționate acolo. Mai departe, art. 6 din RGPD cuprinde prevederi care permit asemenea prelucrări, dacă sunt îndeplinite anumite condiții specifice. Dintre acestea, două situații pot fi considerate mai cu seamă incidente în activitatea notarială. Este vorba de prelucrările intervenite pe baza consimțământului persoanei vizate și, respectiv, de cele necesare pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine operatorului. În concret, actualmente se consideră că la solicitarea îndeplinirii unei proceduri notariale, partea trebuie să își exprime consimțământul în vederea prelucrării datelor sale personale, pe când în situațiile care impun ca notarul să comunice aceste date personale către terți ori către autoritățile publice, prelucrarea intervenită are loc în scopul îndeplinirii unei obligații legale date în sarcina lui. În această din urmă categorie se încadrează, prin urmare, și prelucrările de date personale realizate prin transmiterea informațiilor sau a copiilor de pe documentele din arhiva notarială.

► Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD) Articolul 6 (Legalitatea prelucrării): „(1) Prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții: (a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice; […] (c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului […].”

67. Divulgarea ca obligație legală

Atunci când răspunde unei solicitări din partea entităților publice sau private pe care legea le abilitează să obțină copii după documentele din arhivă, notarul public sesizat acționează vizibil în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine, întemeiată pe textele relevante mai sus amintite. Astfel s-a pus problema, de exemplu, în contextul cererilor de furnizare a documentelor notariale adresate de către executorul judecătoresc în cadrul unei proceduri de executare silită (UNNPR, Adresa nr. 4.761/24.07.2018). Prin urmare, nu se impune obținerea consimțământului persoanei vizate, în prealabil furnizării copiilor (UNNPR, Adresa nr. 4.902/02.07.2018), indiferent că solicitarea vine din partea instituțiilor statului, ale unităților administrativ-teritoriale, sau a persoanelor de drept comun (UNNPR, Adresa nr. 4.902/02.07.2018). La fel stau lucrurile dacă notarul public transmite copii de pe actele pe care le deține în arhiva sa la cererea unui alt notar public, în scopul instrumentării unei proceduri notariale de către acesta din urmă (Activitatea Uniunii. Supliment al Buletinului Notarilor Publici nr. 10/2018, p. 30).

68. Reducere la minimum

Prelevarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice de către notarii publici în activitatea lor specifică trebuie să se circumscrie scopului legitim urmărit și principiului reducerii la minimum a prelucrărilor, în conformitate cu regulile enunțate în art. 5 alin. (1) lit. b) și c) din RGPD. Cu alte cuvinte, trebuie prelucrate strict datele cu caracter personal necesare scopului determinat dat de lege sau de consimțământul părții și să nu se prelucreze date suplimentare inutile în contextul dat (UNNPR, Adresa nr. 8.592/27.11.2019). Nu mai puțin adevărat, dacă legea însăși obligă la divulgarea unui document ori a unei informații, dacă există justificarea aferentă, aceasta din urmă acoperă întreg conținutul actului solicitat, cu toate datele personale cuprinse acolo.

69. Inutilitatea anonimizării

Dacă prelucrarea datelor personale este considerată legală în baza textelor menționate iar datele personale furnizate sunt corecte, atunci nu este necesară vreo anonimizare cât privește datele personale cuprinse în documentele vizate (UNNPR, Adresa nr. 1.067/24.02.2020). Într-adevăr, titularul datelor personale are dreptul să solicite „restricționarea prelucrării” (adică marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea lor viitoare a acestora) strict atunci când „(a) persoana vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea datelor; (b) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (c) operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau (d) persoana vizată s-a opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (1), pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate”(Art. 18 din Regulament – RGPD).

2. Solicitările altor terți interesați

70. Absența circumstanțierilor

La prima vedere, divulgarea datelor personale prin transmiterea copiilor din arhivă ridică probleme mai sensibile atunci când intervine la solicitarea unor persoane de drept comun, fără legătură cu exercitarea unor prerogative de autoritate publică. Sunt în cauză, de exemplu, cererile în acest scop din partea terților care, deși nu sunt părți ale actelor în cauză sau succesori ale acestora, reușesc, totuși, să își justifice legitimitatea interesului de a cunoaște conținutul documentului. În realitate, nici prevederile RGPD, nici textele din Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a RGPD, nu realizează vreo circumstanțiere în acest sens. Este abordată în mod specific doar ipoteza în care datele sunt transferate unor operatori instalați în țări terțe față de Uniunea Europeană sau către organizații internaționale. Pentru acoperirea unor asemenea situații potențiale, unii operatori de date cu caracter personal includ în formularele specifice și consimțământul persoanei vizate asupra posibilului transfer al datelor personale ale acestora către state terțe.

► Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul general privind protecția datelor – RGPD) „CAPITOLUL V Transferurile de date cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale Articolul 44 (Principiul general al transferurilor): orice date cu caracter personal care fac obiectul prelucrării sau care urmează a fi prelucrate după ce sunt transferate într-o țară terță sau către o organizație internațională pot fi transferate doar dacă, sub rezerva celorlalte dispoziții ale prezentului regulament, condițiile prevăzute în prezentul capitol sunt respectate de operator și de persoana împuternicită de operator, inclusiv în ceea ce privește transferurile ulterioare de date cu caracter personal din țara terță sau de la organizația internațională către o altă țară terță sau către o altă organizație internațională. […]” (s.n.) Articolul 45 (Transferuri în temeiul unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție): „(1) Transferul de date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională se poate realiza atunci când Comisia a decis că țara terță, un teritoriu ori unul sau mai multe sectoare specificate din acea țară terță sau organizația internațională în cauză asigură un nivel de protecție adecvat. Transferurile realizate în aceste condiții nu necesită autorizări speciale. […]” (s.n.) Articolul 46 (Transferuri în baza unor garanții adecvate): „(1) În absența unei decizii în temeiul articolului 45 […], operatorul sau persoana împuternicită de operator poate transfera date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională numai dacă operatorul sau persoana împuternicită de operator a oferit garanții adecvate și cu condiția să existe drepturi opozabile și căi de atac eficiente pentru persoanele vizate. […]” (s.n.) Articolul 49 (Derogări pentru situații specifice): „(1) În absența unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție în conformitate cu articolul 45 alineatul (3) sau a unor garanții adecvate în conformitate cu articolul 46, inclusiv a regulilor corporatiste obligatorii, un transfer sau un set de transferuri de date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională poate avea loc numai în una dintre condițiile următoare: (a) persoana vizată și-a exprimat în mod explicit acordul cu privire la transferul propus, după ce a fost informată asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica pentru persoana vizată ca urmare a lipsei unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție și a unor garanții adecvate; […] (e) transferul este necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; […]” (s.n.)

71. Riscul prelucrărilor ulterioare

Din perspectiva RGPD și a măsurilor interne de transpunere, transmiterea de date personale către entități care nu sunt învestite cu prerogative de autoritate publică suscită, la nivel instinctiv, mai cu seamă temeri din perspectiva faptului că solicitanții de pur drept privat nu au, la rândul lor, calitatea de operatori de date personale. Totuși, prevederile aplicabile nu realizează circumstanțieri nici în această privință. Problema percepută în acest cadru constă în riscul ca persoanele care primesc informații sau copii după documente care conțin date cu caracter personal să nu respecte și ele obligațiile legate de protecția datelor personale cuprinse în respectivele documente. În contextul solicitării unor documente din arhiva cărților funciare, soluția gândită pentru adresarea unei asemenea temeri constă în obținerea unei declarații din partea petentului, în sensul că va prelucra datele personale de care ia cunoștință numai cu respectarea dispozițiilor în materie și că va suporta repararea eventualelor prejudicii aduse titularilor de date cu caracter personal, în condițiile legii (UNNPR, Adresa nr. 6.060, 7.584/14.11.2018). Totuși, nimeni nu poate fi considerat că nu cunoaște legea, astfel încât solicitantul în asemenea situații trebuie, la rândul său, oricum prezumat în cunoștință de cauză cu privire la ansamblul prevederilor incidente în materia protecției datelor cu caracter personal. Prin urmare, o asemenea declarație explicită din partea petentului nu era necesară, mai ales că operatorul de date personale nu poate fi ținut, el însuși, să răspundă pentru eventualele prelucrări realizate de asemenea terțe persoane. Altminteri, ar însemna că legiuitorul a înțeles să abandoneze operatorii de date cu caracter personal la mâna terților către care sunt obligați în mod legitim să transmită documente care includ și date cu caracter personal.

72. Verificări similare

Rezultă din cele de mai sus că, în afara transferurilor înspre o țară terță sau către o organizație internațională, singura condiție pe care trebuie să o îndeplinească transferul de date personale intervenit cu ocazia comunicării documentelor din arhiva notarială este aceea ca ea să intervină în îndeplinirea unei obligații legale care îi revine notarului public. Aceasta presupune, tocmai, verificarea cerințelor anterior dezvoltate, respectiv cât privește, spre exemplu, calitatea de parte sau de succesor în drepturi a petentului ori existența vreunui interes legitim care îndreptățește comunicarea. Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, nu este necesară vreo anonimizare a datelor personale cuprinse în documentele solicitate, cât timp nu este vorba de vreun caz care să necesite „restricționarea prelucrării”, adică marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora. O asemenea anonimizare poate avea sens, prin urmare, numai când notarul sesizat are dubii cu privire la calitatea petentului de persoană îndreptățită în cunoașterea conținutului documentelor solicitate (UNNPR, Adresa nr. 8.592/27.11.2019).

73. Transmiterea în extras

Dacă legitimitatea interesului pretins de petent acoperă doar o parte din documentul solicitat, acesta ar trebui transmis în extras (UNNPR, Adresa nr. 3.183/4.467/24.09.2015), soluție care exclude atingerile aduse datelor personale rămase în afara extrasului. Oricum, aceeași soluție se impune, în definitiv, și pe baza principiului respectării secretului profesional, dacă petentul nu poate justifica decât motivul cunoașterii unei părți din conținutul documentului vizat.

74. Concluzii

Cât privește verificarea îndreptățirii petentului în obținerea copiilor din arhivele notariale, trebuie concluzionat că principiul secretului profesional intervine mai cu seamă atunci când asemenea solicitări sunt formulate în afara unor reglementări sau a unor dispoziții de principiu care să justifice transmiterea documentelor. Este vorba, în special, de ipoteza persoanelor care au calitatea de terți desăvârșiți, nu de succesori în drepturi sau de avânzi-cauză ai semnatarilor actului. În asemenea ipoteze, garantarea dreptului la apărare ori furnizarea mijloacelor de probă în perspectiva unui eventual proces nu sunt justificări suficiente ale interesului petentului. El ar trebui să demonstreze, mai degrabă, că solicitarea lui are drept scop ocrotirea vreunui interes general, care să depășească sfera intereselor sale personale. Cu respectarea acestor condiții, transferul de informații astfel realizat nu încalcă nici principiile de protecție a datelor personale, căci intervine în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine notarului public, aceea de transmitere a documentului, fie integral, fie în extras, după cum îndreptățirea petentului acoperă integral sau nu documentul vizat. În interes practic, acest material se încheie cu includerea unui model standardizat pentru încheierea de legalizare a copiei de pe un document original din arhiva biroului notarial. Procedura eliberării unei copii simple de pe asemenea înscrisuri nu pretinde, în schimb, aspecte obligatorii de formă.

MODEL DE ÎNCHEIERE DE LEGALIZARE A COPIEI DE PE UN DOCUMENT ORIGINAL DIN ARHIVA BIROULUI NOTARIAL* ROMÂNIA Uniunea Națională a Notarilor Publici Birou notarial ____________ Licența de funcționare nr. _______ Sediul ______________________   ÎNCHEIERE DE LEGALIZARE COPIE Nr. _____ Anul ____ luna________ ziua ________   ________________, notar public, legalizează această copie conformă cu înscrisul aflat în arhiva biroului notarial/duplicatul aflat în arhiva________1), care este _____________2) și are __________ pagini, colaționat de secretarul/expertul_________________.                 Înscrisul_________________________3). S-a perceput onorariul de ______ lei, cu chitanță/bon fiscal/ordin de plată nr. __________. Copia legalizată a acestui înscris are o valabilitate de 6 (șase) luni de la data eliberării.   Colaționat                                                                                                     Notar public,                    Secretar/Expert, _____________                                                                                            __________                                                   ________________________ *Pentru a se înlătura posibilitatea unor denaturări ulterioare în copiile legalizate, imediat după textul înscrisului care se legalizează se aplică parafa cu textul: „legalizarea pe verso” sau, după caz, „urmează în continuare legalizarea”. 1) Se va menționa arhiva biroului notarial. 2) Se va denumi înscrisul. 3) Se vor face mențiuni în legătură cu înscrisul prezentat. De asemenea, se vor face mențiunile corespunzătoare și în cazul actelor originale emise de autorități, parafate sau semnate prin parafă.

Bibliografie

1. Claude Brenner, L’étendue du secret professionnel, LesPetitesAffiches, februarie 2005, p. 5

2. Dan Chirică, Tratat de drept civil – Succesiunile și liberalitățile, C.H. Beck, București, 2014

3. Viorel Mihai Ciobanu și Marian Nicolae, Noul Cod de Procedură Civilă comentat și adnotat, vol. I (art. 1-526), Universul Juridic, 2016

4. Gheorghe Dobrican, „Certificatul de moștenitor – titlu de proprietate pentru moștenitori” în Buletinul Notarilor Publici, nr. 6/2011

5. Dumitru-Viorel Mănescu, Editorial în Buletinul Notarilor Publici nr. 3/2019

6. Mirela Moise/Veronica Stan, „Ipoteze de practică notarială în legătură cu suspendarea procedurii succesorale notariale” în Buletinul Notarilor Publici,  nr. 5/2016

7. Jean-François Pillebout, JurisClasseur Notarial Formulaire – Notariat – Fasc. 16 : Notariat – Obligations, actualizat la 8 octombrie 2019

8. Gheorghe Piperea, Cătălin Antonache, Petre Piperea, Alexandru Dimitriu, Irina Sorescu, Mirela Piperea, Alexandru Rățoi, Codul de procedură civilă. Comentarii și explicații, C.H. Beck, București, 2019, Comentariu sub art. 33 C. proc. civ., §2

9. Jean-François Sagaut, „Notaires: la religion du secret”, în Droit et patrimoine, septembrie 2010

Zăvoi Aurelian Paul, „Certificatul de moștenitor și posibilitatea înscrierii ca succesori a persoanelor decedate la momentul eliberării acestuia” în Revista de Studii .Juridice nr. 4/2006[O3] 

10. UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. II, Notarom, București, 2014

11. UNNPR, Culegere de practică notarială. Spețe comentate, vol. III, Notarom, București, 2016

12. Curtea Europeană a Drepturilor Omului, 13 mai 2008, Hotărârea nr. 65.097/01, NN și TA contra Belgiei

13. Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia din 10 noiembrie 1959

14. Curtea de Casație franceză, Prima cameră civilă, Decizia nr. 12-21.244 din 4 iunie 2014

15. Curtea de Casație franceză, Secția comercială, Decizia nr. 18-15.280 din 23 octombrie 2019

16. Curtea de Apel din Riom, Decizia din 30 ianuarie 1989

17. Curtea de Apel din Versailles, Prima cameră, Decizia din 25 aprilie 2013, nr. 12/08062

18. Curtea de Apel Bacău, Secția I civilă, Decizia nr. 670/2012, www.rolii.ro

19. Tribunalul corecțional din Reims, Decizia din 21 octombrie 1985

20. Tribunalul Bihor, Secția I civilă, Decizia nr. 852/2017, ordonanță președințială, www.rolii.ro

21. Tribunalul Hunedoara, Secția I civilă, Decizia nr. 430/2019, www.rolii.ro

22. Tribunalul Vâlcea, Secția a II-a civilă, de contencios administrativ și fiscal, Sentința nr. 485/2014, www.rolii.ro

23. Judecătoria Sectorului 3 București, Sentința civilă nr. 12.530/2018, www.rolii.ro

24. Judecătoria Buhuși, Sentința civilă nr. 591/2017, www.rolii.ro

25.Judecătoria Timișoara, Secția I civilă, Sentința civilă nr. 1.120/2014, www.rolii.ro

26. CNUE, „Concurrence dans le secteur des professions libérales: veiller au caractère public de la fonction de notaire”, Bruxelles, 12 septembrie 2005, http://www.notaries-of-europe.eu//index.php?pageID=4036

---

 [O1]Se cuvine delimitat ce anume? De ce anume se leaga? Textul este neclar.

 [O2]Lipseste ceva? Este neclar.

 [O3]Nu ar fi trebuit sa avem punctul 10 la dl Zavoi?