Rezumat: Când vine vorba despre digitalizarea dreptului comercial la nivel european, trebuie reținut că nu este posibilă impunerea unei forme unice, care să fi e convenabilă pentru toate notariatele de drept civil. Nu există soluții standard care să se plieze pe toate situațiile naționale. Fiecare notariat necesită o formă de digitalizare care să corespundă cu nevoile sale specifice.

 Cuvinte-cheie: drept comercial european digitalizat, legiuitorul european, tranzacții comerciale sigure

Suntem deopotrivă încântați și onorați pentru oportunitatea de a publica în Buletinul Notarilor Publici acest articol cu privire la rolul notarului de drept civil în dreptul comercial european digitalizat.

1. INTRODUCERE

 Sunt câteva principii de bază ale notariatului de tip latin care sunt identice pentru statele din Uniunea Europeană sau chiar pentru statele din întreaga lume. Un principiu de bază este calificarea notarului drept o autoritate publică învestită de către stat cu competențe exclusive în redactarea înscrisurilor autentice în cazul unor tranzacții importante, cu efecte pe termen lung și cu o semnificație economică și personală pentru părțile implicate. În aproape toate statele membre UE, notarii au competențe exclusive în domeniul imobiliar. Însă aceste competențe sunt reglementate diferit la nivel național. Astfel, putem distinge între competențe puternice, acolo unde se pregătesc, sunt autentificate și puse în aplicare de către notar contractele pentru vânzări imobiliare, și competențe slabe, în care notarii doar certifică semnăturile părților. Există și soluții intermediare, în situațiile în care notarul este obligat să verifice contractele prestabilite de către avocați și are datoria de a certifica semnăturile. Același principiu se aplică și la dreptul comercial. Și aici competențele notariale diferă de la un stat membru la altul. În anumite state membre, crearea unei companii trebuie autentificată de către notar. În alte state membre, doar semnăturile trebuie certificate. Sunt și state membre în care notarii nu au deloc competențe în acest domeniu. Atunci când vine vorba despre digitalizarea dreptului comercial la nivel european, trebuie reținut că nu este posibilă impunerea unei forme unice, care să fi e convenabilă pentru toate notariatele de drept civil. Nu există soluții-standard care să se plieze pe toate situațiile naționale. Fiecare notariat necesită o formă de digitalizare care să corespundă cu nevoile sale specifice. Cooperarea dintre notariatele din diferitele state membre, la nivelul CNUE sau la nivel bilateral, devine fundamentală pentru schimbul de expertiză și de bune practici în domeniul digitalizării funcției notariale. Suntem încântați să constatăm că relația fructuoasă dintre Uniunea Națională a Notarilor Publici din România și Camera Federală a Notarilor de Drept Civil din Germania reprezintă un exemplu al excelentei cooperări bilaterale. Această colaborare a fost consolidată prin încheierea unui acord de cooperare între Institutul Notarial Român și cel german, componentele academice de bază ale organizațiilor noastre naționale.

2. ROLUL NOTARULUI DE DREPT CIVIL ÎN DREPTUL COMERCIAL GERMAN

 În Germania, notarii de drept civil au competențe puternice în dreptul imobiliar, dreptul creditelor ipotecare, dreptul succesoral, dreptul familiei și dreptul comercial. În cadrul sistemului de justiție preventivă din Germania, funcția notarială este complementară celei judecătorești. Notarul reprezintă un consilier independent, imparțial și obiectiv pentru părțile ce iau parte la o tranzacție. Acesta analizează intențiile părților, redactează contracte, precum și instrumentele necesare pentru îndeplinirea tranzacției dorite și se asigură, în egală măsură, că prevederile contractuale respectă legislația în vigoare. Notarii verifică, în același timp, dacă părțile dețin capacitatea mentală și legală intactă pentru a încheia un acord și se asigură că părțile au înțeles pe deplin implicațiile legale ale angajamentelor asumate. În caz contrar, notarul este obligat prin lege să refuze participarea sa la tranzacție. Controlul legal preventiv îndeplinit de notar evită litigiile consumatoare de timp și costisitoare referitoare la validitatea și semnificația prevederilor contractuale.

 În dreptul comercial, legiuitorul german a învestit notariatul cu atribuții extinse. În cazul legislației privind societățile pe acțiuni, atât crearea companiilor, cât și amendarea articolelor actelor constitutive, măsurile privind capitalul companiei, procesul de transformare a companiei sau transferul de acțiuni trebuie să fie autentificate de către notar. Singura excepție este transferul de acțiuni în cazul companiilor cu răspundere limitată. În Germania sunt aproximativ 17.000 de companii publice cu răspundere limitată și 1.2 milioane de companii private cu răspundere limitată. În cazul companiilor private, fiecare măsură importantă devine subiectul autentificării notariale. De aceea, dreptul comercial german poate fi considerat un drept notarial.

Atunci când autentifică tranzacții de tip comercial, notarul acționează ca un funcționar public extern care deține sarcini și atribuții ce sunt delegate de către instanțele de judecată (Bormann/ Stelmaszczyk, ZIP 2018, 764, 766):

 • Identifi carea și controlul în cazuri de spălare a banilor: notarul reprezintă punctul extern de înregistrare pentru instanțe. Astfel, numai notarul (nu instanța de judecată) controlează identitatea fondatorilor, acționarilor și a directorilor și efectuează controalele obligatorii împotriva spălării banilor.

 • Verifi carea capacității juridice: notarul verifică capacitatea juridică a părților care acționează și, prin urmare, validitatea declarațiilor de intenție ale acestora

. • Consultanță juridică: notarul furnizează fondatorilor, acționarilor și directorilor consiliere juridică cuprinzătoare cu privire la tranzacțiile avute în vedere. În acest scop, notarul analizează intențiile părților, întocmește contractele, instrumentele și rezoluțiile necesare pentru a efectua tranzacția vizată și informează părțile despre obligațiile lor, precum și despre responsabilități.

 • Controlul legalității: notarul controlează admisibilitatea juridică și efectele juridice ale contracte lor, rezoluțiilor și declarațiilor respective și verifică documentele doveditoare și informațiile transmise organismului de înregistrare.

 • Înregistrare: notarul întocmește toate cererile de înregistrare. De asemenea, toate depunerile pentru înscrierea în registrele comerțului sunt efectuate exclusiv de notari.

 • Notificări fiscale: notarul comunică autorităților fi scale datele fi scale relevante, precum și infor mațiile necesare pentru impozitare.

 3. DIGITALIZAREA DREPTULUI COMERCIAL GERMAN Germania, la fel ca alte state membre UE, folosește o combinație între procedurile on-line și prezența fi zică a părților în fața notarului atunci când are loc o tranzacție în dreptul comercial. În principiu, prezența fizică este necesară pentru autentificarea tranzacțiilor ce privesc companiile (formarea companiei, amendarea articolelor actului constitutiv sau măsuri interne de transformare a companiei), în timp ce procedurile on-line sunt folosite pentru faza pregătitoare și înregistrarea tranzacțiilor unei companii în registrul comerțului.

 Într-adevăr, odată cu sistemul judiciar și digitalizarea registrelor comerțului (în urmă cu mai mult de 10 ani), Camera Federală a Notarilor de Drept Civil din Germania a digitalizat procedura de înregistrare în registrele comerțului. Pentru a depune o cerere electronică în registru, notarul pregătește mai întâi o copie scanată a documentului și o validează printr-o semnătură electronică. Copia scanată este transmisă apoi în registrul comerțului, într-un fișier electronic, împreună cu un fi șier XML. Acest fișier XML conține deja terminologia necesară pentru intrarea în registru. Datorită acestei proceduri, notarii germani ajută la degrevarea instanțelor în mod considerabil. Solicitările celor 7.000 de notari din Germania pot fi gestionate de un număr relativ mic de registratori comerciali.

Astfel, întreaga procedură poate fi îndeplinită în termen scurt. De obicei, o înregistrare durează între 3 și 5 zile. În acest context, trebuie reținut faptul că registratorii sunt obligați să verifice legalitatea documentelor transmise de notari. Acest lucru este necesar în Germania, deoarece trebuie să se respecte principiul încrederii publice cu care sunt învestiți registratorii. Datorită nivelului ridicat al calificării juridice necesare pentru admiterea în profesia notarială și faptului că notarii se confruntă zilnic cu solicitări de drept comercial, iar autoritățile de înregistrare efectuează la rândul lor un control suplimentar, o corectitudine aproape absolută a datelor înregistrate în registrul comerțului este garantată. Cu toate acestea, se poate întâmpla ca o înregistrare să fie incorectă − un caz extrem de rar –, dar chiar și atunci ea este considerată ca fiind corectă prin prezența în registrul comerțului. Aceasta înseamnă că toată lumea se poate baza pe informațiile înregistrate. Orice persoană care achiziționează acțiuni de la un acționar înscris în registrul comerțului devine acționar, chiar dacă persoana care vinde acțiunile a fost înregistrată în mod eronat în registru.

Acest sistem funcționează în mod eficient și sigur. Controalele preventive ale creării companiei și amendamentele aduse actului constitutiv beneficiază de autentificare notarială, ceea ce asigură crearea efectivă a companiilor și continuitatea acestora. În egală măsură, identificarea sigură a acționarilor și directorilor permite determinarea beneficiarului real și a reprezentatului real. Informațiile despre existența companiei, structura actului constitutiv (în special informațiile cu privire la luarea de decizii și drepturile cu privire la dividende), precum și cele despre persoanele care pot fi reprezentanți ai companiei și despre modul în care acestea sunt autorizate să reprezinte compania sunt toate înscrise în registrul comerțului.

Astfel, dreptul comercial german a reușit să combine cu succes avantajele procedurilor eficiente de folosire a tehnologiei digitale cu avantajele tranzacțiilor comerciale sigure, în contextul în care principalele caracteristici ale unei companii sunt incluse în registre publice ce beneficiază de încredere publică.

4. DIGITALIZAREA DREPTULUI COMERCIAL EUROPEAN

 Încă dintr-un stadiu incipient, Uniunea Europeană a pledat pentru existența unor structuri comerciale transparente și a elaborat prima directivă în acest sens (68/151/EEC, transformată acum în Directiva (UE) 2017/1132 cu privire la anumite aspecte de drept comercial). În cadrul acestei directive, se subliniază că documentele esențiale pentru constituirea unei companii trebuie să fi e publicate și examinate cu grijă înainte de a fi înregistrate. Scopul a fost asigurarea unei fi abilități mai mari în cazul procedurilor de înregistrare pentru companiile cu răspundere limitată din cadrul tuturor statelor membre UE.

 Articolul 10 al directivei stipulează că, în toate statele membre în care legea nu prevede un control administrativ sau judiciar preventiv în momentul înființării unei societăți, trebuie autentificate actul de constituire, respectiv articolele actului constitutiv și orice modificare se aduce acestor documente.

 În același timp, directiva impune statelor membre să se asigure că depunerea actului constitutiv este posibilă prin mijloace electronice și să instituie organisme sau să desemneze persoane responsabile la nivel național pentru efectuarea notificărilor, cu scopul de a garanta corectitudinea documentelor și pentru a exclude abuzul [conform art. 16(3), subparagraful 2 al Directivei (UE) 2017/1132].

 Devine vizibilă dorința legiuitorului european de a combina avantajele digitalizării cu avantajele unor tranzacții securizate în dreptul comercial, prin intermediul unor registre sigure și transparente.

 5. URMĂTOAREA ETAPĂ ÎN PROCESUL DIGITALIZĂRII – PACHETUL PRIVIND DREPTUL SOCIETĂȚILOR

În ultimii ani, digitalizarea dreptului comercial la nivel european a fost una dintre prioritățile Comisiei Europene. Face parte dintr-o strategie mai amplă, aceea a pieței unice digitale, și are drept scop adaptarea dreptului european la era digitală, precum și potențarea competitivității Uniunii Europene în raport cu alte zone ale lumii.

Următoarea etapă a proiectului Comisiei va fi atinsă prin intermediul pachetului privind dreptul societăților. Acest pachet include, inter alia, o propunere de directivă cu privire la folosirea tehnologiei digitale și a procedurilor digitale în dreptul comercial (COM(2018) 239 final).

Se concentrează pe măsuri europene de constituire on-line a companiilor (în sensul în care nu doar interacțiunea dintre notar și registrul comerțului trebuie să fi e digitală, ci și cea dintre notar și fondatorul unei companii). În plus, completarea on-line a documentelor și înregistrarea on-line a filialelor companiilor sunt incluse în propunerea Comisiei. Această propunere are un parcurs legislativ evolutiv. Comisia pentru afaceri juridice din Parlamentul European a adoptat raportul în 20 noiembrie 2018. În același timp, grupul de lucru referitor la dreptul comercial din cadrul Consiliului UE a adoptat o propunere de compromis și a decis intrarea în negocieri cu Parlamentul European și Comisia Europeană (procedura trialogului). Se dorește finalizarea negocierilor până la alegerile europene din mai 2019.

Acest ritm eficient a fost posibil deoarece Comisia Europeană a implicat nu doar profesori universitari în pregătirea propunerii sale, ci și actori direct interesați de propunere (implicați la nivel național în pregătirea actului constitutiv și în procedura de înregistrare), care au avut ocazia să împărtășească experiența lor în acest domeniu (Bormann/ Stelmaszczyk, ZIP 2018, 764, 773).

 Prin urmare, propunerea Comisiei permite statelor membre cu un sistem eficient al justiției preventive să transfere procedurile deja stabilite către o etapă digitală, în care se respectă principiile structurale ale protecției juridice preventive și particularitățile diferitelor sisteme naționale.

 În special, propunerea recunoaște în mod explicit rolul notarului în asigurarea siguranței juridice și prevenirea abuzurilor. Cu toate acestea, aspectele prezentate în continuare au trebuit să fie îmbunătățite în cursul procesului legislativ.

Pentru constituirea unei societăți, propunerea prevede că statele membre pot să stabilească singure procedura, implicarea obligatorie a notarilor fiind cerută în mod expres în scopul controlului identității și al legalității (articolul 13f). Însă această posibilitate nu este menționată pentru înregistrarea modificărilor structurale (articolul 13i) și a sucursalelor (articolele 28a, 28b).

 În acest context, trebuie avut în vedere faptul că fi abilitatea registrelor comerțului solicitată de către Comisia Europeană poate fi garantată numai dacă, dincolo de constituire, se asigură un „control fiabil al intrărilor” tuturor cererilor de înregistrare. Prin urmare, atât Consiliul, cât și Parlamentul European au clarificat faptul că statele membre pot prevedea un control obligatoriu de identitate și de legalitate, cu implicarea notarului nu numai în cazul înființării, ci și pe tot parcursul ciclului de viață al societăților. Comisia Europeană sprijină, de asemenea, această clarificare. Pentru Comisie, este esențial ca procedurile să poată fi făcute pe deplin on-line, fără ca părțile să se prezinte fizic în fața unui organism public. Depinde de statele membre să decidă cum ating acest obiectiv.

 Însă, chiar dacă notarul este implicat în mod obligatoriu pe tot parcursul ciclului de viață al companiilor, acesta nu va fi în măsură să efectueze corect controalele preventive necesare dacă documentele prezentate nu mai sunt de încredere. Scanările simple nu sunt suficiente. În plus, informațiile din registrele străine sunt adesea nesigure. Procurile electronice sigure și verificabile și certificatele de reprezentare nu sunt încă disponibile în Europa, din cauza lipsei unor standarde uniforme de semnătură. Prin urmare, este necesar să se clarifice faptul că depunerea documentelor probatorii în formă electronică (cum ar fi certificatele pentru a dovedi existența societăților și competența de reprezentare a persoanelor care acționează în numele acestora) nu afectează nicio cerință formală din legea statului de înregistrare și nici nu conduce la o diminuare a cerințelor privind fi abilitatea și dovada autenticității documentelor probatorii. Trebuie salutat faptul că Parlamentul European și Consiliul au depus amendamente în acest sens (a se vedea articolul 13b litera a din raportul Parlamentului European), care au fost agreate și de către Comisia Europeană.

 Diverse părți interesate au solicitat, de asemenea, excluderea din domeniul de aplicare al articolului 13f a constituirii unei societăți de către persoane juridice, pentru a se asigura că noile proceduri on-line nu sunt utilizate în scopuri abuzive, cum ar fi evaziunea fiscală sau spălarea banilor. Consiliul și Parlamentul European nu au respectat această solicitare. Mai degrabă, propun măsuri alternative pentru a asigura securitatea juridică. Pe lângă rezervele privind documentele probatorii care, conform textului de compromis al Consiliului, pot include și depunerea documentelor pe suport de hârtie (a se vedea considerentul 9), cele două instituții introduc o cerință specifică de prezență fizică pentru a verifica identitatea fondatorilor companiilor și puterea de reprezentare (articolul 13f alineatul 8). Mai mult, Parlamentul European solicită clarificarea faptului că statele membre pot asigura identificarea fi abilă atât printr-o combinație de mijloace de identificare electronică cu cel mai înalt nivel de securitate, în conformitate cu regulamentul eIDAS, cât și prin folosirea videoconferinței (articolul 13b alineatele 1 și 1a). Această clarificare este un element important în asigurarea securității juridice a procedurilor on-line viitoare și permite, în egală măsură, să se evite furtul de identitate și falsa reprezentare. Aceste măsuri suplimentare de siguranță ar trebui să permită statelor membre să realizeze constituirea on-line a companiilor de către persoane juridice, având în același timp o certitudine juridică.

A fost acordată o atenție deosebită folosirii de formulare standard pentru crearea companiilor, conform articolului 13g. De exemplu, s-a propus printr-un amendament introducerea unor modele standard la nivel european pentru crearea companiilor, fără asigurarea unui control de către notari sau registre. Cu toate acestea, o astfel de propunere ar fi fost echivalentă cu o nouă directivă SUP (Societas Unius Personae). Prin urmare, a fost respinsă în mod corect. Dimpotrivă, Consiliul și Parlamentul susțin formulare standard naționale și clarifică, de asemenea, că statele membre pot prevedea autentificarea documentelor constitutive de către notar, chiar și în cazul creării societății prin intermediul unor formulare-tip. Acest lucru este binevenit, deoarece folosirea modelelor-tip nu elimină necesitatea unei verificări fiabile a identității fondatorilor, controlul utilizării corecte a modelelor standard sau conferirea unor sfaturi juridice calificate.

 Poate că unele persoane consideră că propunerea nu merge suficient de departe. Părțile interesate au solicitat folosirea succesiunii de segmente, a contractelor inteligente (smart contracts) sau a inteligenței artificiale. Însă aceste voci nu pot recunoaște că instrumentele digitale presupun o simplificare a legislației. Cu cât sunt mai puține opțiuni de redactare a articolelor actului constitutiv, cu cât este mai puțin necesar să oferi sfaturi individuale, cu atât crește mai mult potențialul automatizării (Bormann, ZGR 2017, 621, 635). Cu toate acestea, avantajele structurale ale dreptului european al societăților comerciale constau în integrarea acestuia într-un sistem eficient de administrare preventivă a justiției, în care structurile complexe ale întreprinderilor sunt afișate în registrele publice cu efecte publicitare cuprinzătoare, iar fi abilitatea necesară a datelor este garantată de notar (garant al securității juridice) (Bormann/ Stelmaszczyk, ZIP 2018, 764, 770).

 Din perspectiva dreptului comercial european, este esențial să se dezvolte în continuare acest sistem al justiției preventive pentru tranzacțiile legale digitale, folosind infrastructura deja existentă în locul unor abordări extreme. Propunerea legislativă actuală respectă acest principiu. Putem doar spera că negocierile în cadrul trialogului se vor încheia cu succes.