Rectificarea certificatelor de divorț

Rezumat:

În cazul existenței unor erori materiale sau omisiuni vădite în cuprinsul actelor notariale, acestea se îndreaptă, de regulă, prin procedura rectificării prevăzută de prevederile art. 88 din Legea nr. 36/1995 și art. 218 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995.

Totuși, în cazul rectificării certificatului de divorț eliberat de notarul public, normele incidente sunt diferite față de cele din materia rectificării actelor notariale în general.

Hotărârea Biroului Executiv al Consiliului UNNPR nr. 15/2011 precizează la art. 1 alin. 6 că, în ceea ce privește rectificarea certificatelor de divorț, procedura este cea prevăzută de art. 182 din Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor de stare civilă aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 64/2011. Așadar, potrivit dispozițiilor legale, certificatele de divorț greșit completate și eliberate de notarul public vor urma procedura legală prevăzută pentru actele de stare civilă și se retrag în vederea rectificării. După rectificare, se eliberează certificatul de divorţ corect, iar cel greşit completat se anulează şi se clasează la dosarul de divorţ.

Din punct de vedere procedural, cu ocazia rectificării certificatului de divorț, deși acest lucru nu este prevăzut în mod expres în textele legale incidente, există posibilitatea întocmirii unei încheieri de rectificare, încheiere ce va cuprinde mențiuni referitoare la îndeplinirea condițiilor legale pentru efectuarea procedurii. Așadar, notarul public va putea constata îndeplinirea rectificării certificatului de divorț printr-o încheiere de rectificare, în cuprinsul căreia va face mențiune despre respectarea regulilor procedurale impuse, precum și despre existența consimțământului părților.

Cuvinte-cheie: certificat de divorț, rectificare, erori materiale, omisiuni vădite, acte notariale, reguli procedurale, încheiere de rectificare, consimțământul părților, retragere certificat, eliberare certificat

Atunci când actele notariale prezintă erori materiale sau omisiuni vădite, acestea pot fi îndreptate de către notarul public în conformitate cu prevederile art. 88[1] din Legea nr. 36/1995 și ale art. 218[2] din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995.

În cele ce urmează însă, nu ne propunem să trecem în revistă procedura rectificării actelor notariale în general, ci normele incidente în materia rectificării certificatului de divorț. Instrucţiunile privind îndeplinirea procedurii divorţului de către notarii publiciaprobate în baza Hotărârii Biroului Executiv al Consiliului UNNPR nr. 15/2011 precizează la art. 1 alin. 6[3] că, în ceea ce privește rectificarea certificatelor de divorț, procedura este cea prevăzută de art. 182[1] din Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor de stare civilă aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 64/2011.

Prin parcurgerea sistematică a textelor legislative menționate mai sus, respectiv a textelor incidente în materia rectificării certificatelor de divorț, se poate observa că, în concret, singurele instrucțiuni procedurale vizează faptul potrivit căruia certificatele de divorţ greşit completate se retrag în vederea rectificării. După rectificare, se eliberează certificatul de divorţ conform rectificării, iar cel greşit completat se anulează şi se clasează la dosarul de divorţ.

În aparență, dispozițiile sunt facil de aplicat: fiind vorba de un veritabil act de stare civilă, notarul va aplica prevederile incidente în materia actelor de stare civilă și, în loc să facă aplicarea dispozițiilor generale din materia rectificării notariale, va dispune retragerea celor greșite, anularea lor și clasarea acestora la dosarul de divorț, precum și eliberarea unor noi certificate corecte. În realitate, se pune problema însă în ce măsură aceste dispoziții sunt suficiente pentru a permite efectuarea unei proceduri corecte, precum și în ce măsură aceste dispoziții cu caracter special sunt complet incompatibile cu dispozițiile generale din materia rectificării.

În primul rând, trebuie făcut vorbire despre faptul că art. 84 din Legea nr. 36/1995[1], prevede faptul că: „Îndeplinirea actelor notariale, în afară de redactarea înscrisurilor și de consultațiile juridice notariale, se constată prin încheiere […]”. Articolul 84 are aplicabilitate generală, fiind un text ce vizează orice act sau procedură notarială, nu doar materia rectificării. Mai mult decât atât, la o lectură atentă a dispozițiilor art. 129[1] din Metodologie, prevederi incidente în materia rectificării în general a actelor de stare civilă, se observă că și ofițerul de stare civilă care primește cererea o înregistrează și o prezintă primarului, împreună cu actele doveditoare depuse de solicitant și un referat motivat cuprinzând rezultatul verificărilor, după ce în prealabil referatul a fost avizat de către SPCJEP, iar rectificarea efectivă va fi efectuată în baza dispoziției[2] primarului unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă, din oficiu sau la cererea persoanei interesate. Aceste dispoziții NU sunt aplicabile certificatului de divorț însă am făcut trimitearea la dispozițiile art 129 din Metodologie pentru a compara procedura cu cea din materia actelor de stare civilă. Așadar, și în procedura incidentă rectificărilor făcute actelor de stare civilă, în general, la bază există un referat motivat, iar în baza acestui referat se emite o dispoziție de rectificare.

În mod similar, în materie notarială, actele și procedurile notariale se constată printr-o încheiere care face vorbire despre îndeplinirea condițiilor de fapt și de drept pentru efectuarea actului/procedurii[1] și care, în cazul procedurilor notariale precum divorțul, procedura succesorală sau în cazul rectificării se încheie cu dispozițiile notarului public pentru soluționarea cauzei. Pentru aceste motive considerăm că nu se poate vorbi de o reală incompatibilitate între procedura generală a rectificării notariale și cea a rectificării certificatelor de divorț.

Mai mult decât atât, deși interpretarea restrictivă a art. 1 alin. 6 din Instrucțiuni permite, în cazul erorilor din certificatul de divorț, ca acesta să fie retras și să fie emis cu succes un nou certificat fără alte etape procedurale, considerăm că întocmirea unei încheieri prezintă un real interes întrucât în cuprinsul acesteia notarul public va putea face mențiune despre respectarea regulilor procedurale impuse și, totodată, despre respectarea principiului general aflat la baza oricărui act/procedură notarială: consimțământul părților.

În opinia noastră, deși nu se stipulează acest lucru în mod expres, în procedura rectificării certificatelor de divorț se vor înlătura doar acele dispoziții care contravin instrucțiunilor, nu însăși celelalte.

Pe cale de consecință, la rectificarea certificatelor de divorț se vor avea în vedere de către notarul public și următoarele reguli:

1.Rectificarea certificatelor de divorț se va putea face de către notarul public la cerere sau din oficiu.

2.La baza rectificării trebuie să existe acordul părților pentru efectuarea rectificării. În cazul în care acestea nu se prezintă pentru a-și da acordul sunt incidente prevederile art. 218 alin. 8 și 9 din Regulament în sensul în care cererea de rectificare se va înregistra în registrul general, fixându-se prin rezoluție termenul de soluționare. Partea care depune cererea are termenul în cunoștință. Prin citație se aduc la cunoștință celorlalte părți data, ora și locul soluționării cererii, precum și obiectul rectificării. Dacă s-a îndeplinit procedura de citare, la termenul stabilit, notarul public procedează la rectificare chiar și în lipsa celor citați; acordul acestora se prezumă dacă nu au făcut obiecțiuni sau opuneri; citarea părților se face potrivit art. 145 din lege.

3. Rectificarea va putea fi făcută nu doar de notarul care a emis efectiv certificatul, ci de oricare dintre notarii în arhiva cărora se găsește dosarul de divorț; după caz, rectificarea va putea fi făcută de către notarul public sesizat pe baza certificatului aflat în arhiva Camerei.

4. Despre rectificare se va face mențiune în registrul de divorțuri la rubrica „Observații”.

În ceea ce privește conținutul încheierii de rectificare, considerăm ca fiind util ca în cuprinsul acesteia să se facă următoarele precizări:

  • felul rectificării, la cerere sau din oficiu;
  • eroarea constatată ce se impune a fi îndreptată;
  • prezența părților, personal sau prin mandatar;
  • existența acordului părților pentru efectuarea rectificării (prin semnarea cererii de rectificare -personal sau prin mandatar- sau prin aplicarea prezumției prevăzute de art. 88);
  • – mențiune despre prezentarea exemplarelor părților, anularea acestora și clasarea lor la dosarul de divorț. În practică este posibil ca părțile, deși își exprimă acordul pentru efectuarea rectificării, să nu se mai afle în posesia originalului celor două certificate de divorț eliberate. Întrucât, în procedura generală a rectificării au existat situații în care notarii publici au apreciat că, în aplicarea art. 218 alin. 3 din Regulament, în cazul în care părțile nu mai se află în posesia tuturor exemplarelor eliberate nu se poate îndeplini procedura rectificării (la cerere, îndreptarea erorilor materiale și completarea omisiunilor vădite se fac numai după prezentarea de către părți a exemplarelor originale sau, după caz, a duplicatelor actului, deținute de acestea). Considerăm această interpretare ca fiind excesivă, în sensul în care textul trebuie interpretat ca vizând depunerea de către părți a exemplarelor deținute efectiv de acestea. Se pune de asemenea problema în ce măsură este posibil în cazul rectificării certificatului de divorț ca procedura rectificării să fie îndeplinită deși părțile nu mai dețin toate exemplarele eliberate în vederea depunerii acestora spre a fi anulate de către notarul public și clasate la dosarul de divorț. Apreciem că, în cazul în care părțile au pierdut unul sau ambele exemplare ale certificatelor de divorț eliberate va fi totuși posibilă rectificarea. La cererea de rectificare însă, se va/vor depune declarația/declarațiile autentice ale părții/părților dată/date pe propria răspundere din care reiese pierderea acestora precum și faptul că aceștia își asumă obligația, în cazul găsirii ulterioare a certificatelor, de a le depune la dosarul de divorț în vederea anulării de către notarul public;
  • – mențiune referitoare la exemplarele înaintate de către notarul public către primăria localităţii unde s-a încheiat căsătoria (sau s-a transcris certificatul de căsătorie) şi Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor( sau, după caz, la Direcţia Generală de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti) în a cărei circumscripţie se află localitatea unde s-a oficiat căsătoria (sau s-a transcris certificatul de căsătorie). În vederea facilitării procedurii, se poate dispune rectificarea înaintea obținerii efective a acestor două exemplare, urmând ca notarul să dispună prin încheiere, în vederea îndeplinirii obligațiilor sale, comunicarea noilor exemplare către cele două registre împreună cu solicitarea transmiterii către biroul notarial a certificatelor eliberate inițial în vederea anulării și clasării lor la dosarul de divorț;
  • va trebui distins după cum eroarea materială este o eroare ce vizează strict certificatul de divorț sau eroarea există atât în certificatul de divorț cât și în încheierea de admitere.

Dacă eroarea vizează ambele înscrisuri se va face și aplicarea art. 218 alin. 7 din Regulament: „În cazul în care aceeași eroare materială sau omisiune vădită este identificată în mai multe acte sau proceduri notariale aflate în raport de interdependență, se admite îndreptarea sau completarea lor prin aceeași încheiere” .În acest caz se va face mențiune în încheierea de rectificare că se îndreaptă atât eroarea din cuprinsul încheierii de admitere, cât și cea din cuprinsul certificatului de divorț, cu consecințele diferite pentru fiecare dintre aceste acte. În cazul încheierii de admitere se va face mențiunea pe fiecare dintre cele două exemplare despre rectificare, iar rectificarea se va atașa fiecăruia dintre cele două exemplare ale încheierii, în vreme ce pentru certificatele de divorț se vor aplica prevederile referitoare la retragere, anulare, clasare și eliberarea noilor certificate fără erori. Despre eliberare se va face vorbire în încheierea de rectificare și în registrul de divorțuri la rubrica „Observații”.

Dacă eroarea vizează doar încheierea de admitere, fără ca eroarea să fi fost preluată și în cuprinsul certificatului de divorț, se vor aplica dispozițiile generale din materia rectificării, se vor face mențiunile corespunzătoare pe cele două exemplare și se vor atașa încheierile de rectificare încheierilor de admitere.

Dacă eroarea vizează doar certificatul de divorț fără ca eroarea să fie existentă și în încheierea de admitere se vor aplica dispozițiile referitoare la rectificarea certificatului de divorț, în sensul retragerii și anulării certificatelor eliberate și eliberarea unor noi certificate fără erori. Despre eliberare se va face vorbire în încheierea de rectificare și în registrul de divorțuri la rubrica „Observații”;

-mențiune despre dispoziția de efectuare a mențiunii rectificării corespunzătoare la rubrica „Observații” din registrul de divorțuri.


1. Art. 88 din Legea nr. 36/1995: „Actele notariale care prezintă erori materiale sau omisiuni vădite pot fi îndreptate sau completate prin încheiere de către notarul public, la cerere sau din oficiu, cu acordul părților, dacă lucrările cuprind date care fac posibilă îndreptarea greșelilor sau completarea omisiunilor. Acordul părților se prezumă dacă, fiind legal citate, nu-și manifestă opunerea. Despre îndreptarea sau completarea efectuată se face mențiune pe toate exemplarele actului”.

2. Art. 218 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995:
„(1) Erorile materiale sau omisiunile vădite din actele și procedurile notariale pot fi îndreptate prin încheiere de rectificare. Nu sunt admise corecturi direct în cuprinsul actelor notariale.
(2) Erorile materiale sau omisiunile vădite pot privi numele și calitatea părților, erori de calcul, precum și orice alte asemenea erori materiale cuprinse în actele notariale, care nu privesc aspecte ce pot afecta natura, obiectul actului sau conținutul raporturilor juridice dintre părți. Nu se pot îndrepta prin această procedură erorile de raționament juridic și nici alte erori sau omisiuni care nu pot fi calificate drept omisiuni sau erori materiale, acestea putând fi remediate doar cu acordul părților și doar prin întocmirea unui alt înscris.
(3) La cerere, îndreptarea erorilor materiale și completarea omisiunilor vădite se fac numai după prezentarea de către părți a exemplarelor originale sau, după caz, a duplicatelor actului, deținute de acestea.
(4) Îndreptarea erorilor materiale și completarea omisiunilor vădite, din oficiu, se fac pe baza exemplarului din arhiva biroului notarial sau a Camerei, comunicându-se părților și registrelor de publicitate câte un exemplar al încheierii.
(5) Încheierea prevăzută la alin. (1) se atașează la exemplarele originale ale actului și, după caz, la duplicatele actului aflate în arhivă sau prezentate de părți.
(6) Despre existența încheierii de rectificare se face mențiune pe toate exemplarele originale și duplicatele actului, atât cele aflate în arhiva biroului, cât și cele prezentate de părți.
(7) În cazul în care aceeași eroare materială sau omisiune vădită este identificată în mai multe acte sau proceduri notariale aflate în raport de interdependență, se admite îndreptarea sau completarea lor prin aceeași încheiere.
(8) Cererea se înregistrează în registrul general, fixându-se prin rezoluție termenul de soluționare. Partea care depune cererea are termenul în cunoștință. Prin citație se aduc la cunoștință celorlalte părți data, ora și locul soluționării cererii, precum și obiectul rectificării. Dacă s-a îndeplinit procedura de citare, la termenul stabilit, notarul public procedează la rectificare chiar și în lipsa celor citați; acordul acestora se prezumă dacă nu au făcut obiecțiuni sau opuneri.
(9) Citarea părților se face potrivit art. 145 din lege”.
3 (6) Procedura aplicabilă în cazul rectificării certificatelor de divorţ greşit completate de către notarii publici este cea prevăzută de art. 182 din Hotărârea Guvernului nr. 64/2001 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor de stare civilă, în sensul că certificatele de divorţ greşit completate se retrag în vederea rectificării. După rectificare, se eliberează certificatul de divorţ conform rectificării, iar cel greşit completat se anulează şi se clasează la dosarul de divorţ.
4 Art. 182: „(1) Certificatele de divorț greșit completate se retrag în vederea rectificării. După rectificare, se eliberează certificatul de divorț conform rectificării, iar cel greșit completat se anulează.
(2) Certificatele de divorț retrase și anulate se clasează la dosarul de divorț.”

5 Art. 84. „Îndeplinirea actelor notariale, în afară de redactarea înscrisurilor și de consultațiile juridice notariale, se constată prin încheiere, care va cuprinde:
a) sediul biroului notarial;
b) denumirea încheierii și numărul acesteia;
c) data îndeplinirii actului notarial;
d) numele și prenumele notarului public;
e) locul unde s-a îndeplinit actul notarial, în cazul îndeplinirii în afara sediului biroului notarial, precizându-se împrejurarea care justifică întocmirea înscrisului în acel loc;
f) numele sau denumirea părților, domiciliul sau sediul acestora și mențiunea faptului prezentării lor în persoană, reprezentate ori asistate, precum și modul în care li s-a constatat identitatea, cu excepția încheierilor prin care se dă dată certă înscrisurilor sau se legalizează copii de pe înscrisuri;
g) arătarea îndeplinirii condițiilor de fond și de formă ale actului notarial întocmit în raport cu natura acelui act;
h) constatarea îndeplinirii actului notarial și a citirii acestuia de către părți;
i) mențiunea perceperii tarifelor, a impozitelor, a onorariului, precum și cuantumul acestora;
j) semnătura notarului public;
k) sigiliul biroului notarului public.”

6 Art. 129: „(1) În cazul rectificării actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora, cererea întocmită potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 53, însoțită de actele doveditoare, se depune la SPCLEP sau, după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă ori la SPCLEP sau, după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale de la domiciliul solicitantului; cererea se soluționează în termen de 30 de zile, prin emiterea dispoziției prevăzute la art. 125 alin. (2); aceasta se comunică solicitantului, în termen de 10 zile de la data emiterii.
(2) Ofițerul de stare civilă care primește cererea o înregistrează și o prezintă primarului, împreună cu actele doveditoare depuse de solicitant și un referat motivat cuprinzând rezultatul verificărilor, după ce în prealabil referatul a fost avizat de către SPCJEP.
(3) În situația în care cererea de rectificare a unui act de stare civilă se depune la SPCLEP ori, după caz, la primăria unității administrativ-teritoriale de la domiciliul solicitantului, aceasta se înaintează, de îndată, SPCLEP sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă.
(4) La primirea cererii și a documentelor justificative, ofițerul de stare civilă identifică actul de stare civilă care se solicită a fi rectificat și procedează conform alin. (2); după emiterea dispoziției prevăzute la art. 125 alin. (2), o expediază, împreună cu certificatul de stare civilă, completat corect, ca urmare a rectificării actului, SPCLEP sau, după caz, primăriei unității administrativ-teritoriale de la care a primit cererea.
(5) Ofițerul de stare civilă care primește dispoziția, întocmită potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 54, prin care s-a aprobat rectificarea actului, în vederea eliberării certificatului de stare civilă corespunzător, invită titularul, în termen de 48 de ore, pentru a-l ridica, pe bază de semnătură;
certificatul de stare civilă anterior se retrage și se transmite instituției emitente, în vederea anulării și a efectuării mențiunii corespunzătoare pe marginea actului, la rubrica «Certificate eliberate».
(6) Actele de stare civilă întocmite ca urmare a transcrierii/înscrierii în registrele de stare civilă române a certificatelor sau extraselor de stare civilă încheiate în străinătate se rectifică numai în următoarele situații:
a) când eroarea se datorează autorităților locale străine care au înregistrat inițial actul și persoana interesată prezintă documentul eliberat de autoritățile străine, cu îndeplinirea cerințelor prevăzute la art. 93 alin. (2) și (3);
b) când eroarea se datorează ofițerului de stare civilă care a înscris/a transcris actul;
c) când eroarea se datorează traducerii prezentate.
(7) Prevederile art. 128 alin. (1) și (2) se aplică în mod corespunzător”.
7 Art. 125 alin. 2 din Metodologie: „Rectificarea actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora se face în temeiul dispoziției primarului unității administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de stare civilă, din oficiu sau la cererea persoanei interesate, cu avizul prealabil al SPCJEP; în funcție de rezultatul verificărilor, se emit dispoziții de admitere sau de respingere”.

8 Ce reprezintă efectiv o motivare în fapt și în drept.