Digitalizarea reprezintă una dintre prioritățile acestor vremuri, atât în sistemul de justiție, cât și în procedurile extrajudiciare. În acest context Uniunea Națională a Notarilor Publici din România are ca misiune dematerializarea și digitalizarea serviciilor notariale, prin dezvoltarea de aplicații noi la standarde europene și cu costuri sustenabile.

Domnul președinte Dumitru Viorel Mănescu preciza într-un articol din Buletinul Notarilor din septembrie 2019 că: „Digitalizarea activităţii notariale constituie azi obiectivul principal al notariatului român, într-un context evident al dezvoltării tehnologiilor informaţionale, care nu ne este străin şi care ne înconjoară viaţa, familia şi preocupările zilnice. Ceea ce acum mai puţin de 20 de ani părea desprins din domeniul romanelor ştiinţifico-fantastice, provocând râsete sau neîncredere, azi a devenit necesar, util şi indispensabil. Activităţile pe care le desfăşurăm, atât în afara profesiei, cât şi cele profesionale, depind din ce în ce mai mult de componenta informatică.”

Un pas important pentru implementarea procesului de digitalizare în notariatul român este colaborarea între Consiliul Național al Notariatului Italian (CNN) și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Astfel, în 17 februarie 2023, a avut loc la sediul UNNPR din București, str. General H.M. Berthelot, nr. 41, o întâlnire dintre reprezentanții UNNPR, CNARNN-Infonot, InfonotSystems SRL și delegația italiană de la CNN și Notartel.

La această întâlnire au participat din partea CNN și Notartel, notarulVincenzoGunnella – consilier național al Consiliului Național al Notariatului Italian și președinte NotartelS.p.A., notarul Michele Gentilucci – consilier național al Consiliului Național al Notariatului Italian și membru în Consiliul NotartelS.p.A., notarul Matteo Gallione – consilier național al Consiliului Național al Notariatului Italian, av.dr. Maria ConcettaCignarella – Departamentul de Cercetare – Notartel, ing. Massimo Burchielli – manager de produs și portofoliu NotartelS.p.A., AntoninoMazzeo – profesor emerit, Sisteme de Procesare a Informației, Universitatea Federico II Napoli și membru al CA Notartel și dr. Laura Santangelo – consultant Notartel, iar din partea UNNPR, CNARNN și InfonotSystems SRL,notar publicDoina Rotaru – prim-vicepreședintele Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, notar public Virginia Beldea – președintele Casei de Răspundere Civilă a Notarilor Publici, notar public Adrian Cioia – membru în Consiliul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, Ionel Mihăescu – director general, CNARNN, Mihaela Moldovan – director adjunct, iNot, Ioana Gheorghe – director adjunct, iNot, Florin Pojoga – director, Direcția Digitalizare, Informatizare și RNPM, Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, Ionuț Perțea – director, SC Infonot Systems SRL, Mircea Oprea – programator senior, SC Infonot Systems SRL și Matei Zamfir – manager în lucrări, Uniunea Națională a Notarilor Publici din România.

          La această întâlnire au fost prezentate proiectele propuse ca temă schimbului de opinii și experiență între cele două notariate și s-au purtat discuții generale privind autoritatea de certificare (CAs) prin intermediul căreia se obțin certificate de identificare digitală avansată (certificat digital calificat ce conținesemnătura electronicăa notarului) pentru notarii italieni în funcție, sistemele de arhivare/conservare pentru actele electronice, supravegherea și evidența raportării din partea notarilor italieni a acțiunilor suspecte în ceea ce privește spălarea banilor, necesitatea uniformizării legislației și instrumentelor pentru punerea în aplicare a unei autorități notariale unice de certificare a semnăturii la nivel european, pentru toți notarii activi din Europa, semnătură care și certifică funcția (autoritatea de atribut).

Reprezentanții CNN au adus în discuție noul regulament Eidas care prevede crearea unui portofel digital. În această privință, CNN dorește să devină autoritatea care să emită un astfel de instrument pentru notari și prin care se va arăta că aceștia, având semnătură electronică avansată, în calitate de delegatari ai autorității publice, semnează actele informatice. CNN și Notartel au parcurs toate etapele anterioare creării portofelului digital, și anume: introducerea documentului informatic, CNN a devenit furnizor de servicii de încredere (infrastructură de semnătură PKI) și semnătură digitală calificată, servicii de identitate digitală pentru cetățeni și profesioniști, infrastructurile de atribut (AA), arhivarea digitală a documentelor și un serviciu de e-mail înregistrat (REM).

Din punctul de vedere al dezvoltării legislative, CNN poate împărtăși notariatului român experiența în acest domeniu, subliniind că s-au făcut modificări legislative la nivel de cod civil, lege notarială, cod al administrației digitale (legislație ce reglementează gestionarea actului electronic la nivel general, ținând cont de liniile directoare trasate de Agenția Digitală Națională). Cel mai important pas în colaborarea la nivel european este crearea unui cadru legislativ unitar, având ca punct de plecare Directiva UE ținând cont de specificul fiecărei țări dar cu standarde europene unitare la nivel european și egale pentru toți notarii/toți agenții autorizați cu semnături digitale. Totodată, CNN și Notartel și-au manifestat disponibilitatea de a sprijini UNNPR și de a pune la dispoziție legislația italiană cu privire la semnătura digitală și actul informatic notarial, precum și legislația în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor.

De peste 25 de ani notariatul italian s-a îndreptat spre informatizare, existând voință de inovare în acest domeniu. Conform spuselor domnului profesor Mazzeo, în prezent, notariatul italian se află la al 5-lea nivel de informatizare. În prezent, există aplicații pentru gestionarea activității cotidiene la nivel de birou notarial, care sunt furnizate de societăți terțe, iar Notartel, ca entitate subordonată CNN, a produs și produce servicii de bază pentru toți notarii italieni. Procesul de gestiune a actului notarial digital/informatic trebuie făcut la nivel standard național pentru a respecta toate cerințele legislative și, mai ales, pe cele ale Codului de Administrare Digitală (CAD).

Un aspect care ține de uniformizarea practicii notariale la nivel european în ceea ce privește digitalizarea profesiei este semnătura digitală calificată, semnătură având cel mai înalt nivel de securitate. Prin aplicarea semnăturii digitale calificate documentul digital capătă o valabilitate juridică deplină. Pentru acest aspect se introduce elementul prin care este inseratăora aplicăriisemnăturii digitale calificate (timestamp) care trebuie să garanteze certitudinea temporală a actului. În Italia s-a introdus un element important la toate instituțiile publice, și anume protocolul informatic, care este o altăcomponentăcalificatăa sistemului digitalizat italian. Protocolul informatic este obligatoriu prin lege pentru toate instituțiile publice.

La finalul întâlnirii, specialiștii Notartel au pus la dispoziția CNARNN și InfonotSystems SRL pentru testare și analiză o platformă„demo”, ce conține modulul dedicat certificatelor digitale calificate și partea de gestionare arhivă electronică notarială. Totodată, reprezentanții UNNPR și CNN au concluzionat că această colaborare este benefică pentru ambele notariate și că schimbul de informații și legislație poate aduce beneficii ambelor notariate, iar pentru notariatul român este un ajutor important și o sursă de inspirație pentru implementarea legislației digitalizării.

Astfel, în perioada 29-30 martie 2023, la sediul Notartel din Romavia Giovanni VincenzoGravina, a avut loc o nouă reuniune de lucru în cadrul acestei colaborări.

La această întâlnire au participat din partea UNNPR, CNARNN și InfonotSystems SRL, notarul public Virginia Beldea – președintele Casei de Răspundere Civilă a Notarilor Publici, notarul public Adrian Cioia – membru în Consiliul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, Ionel Mihăescu – director general, CNARNN, Mihaela Moldovan – director adjunct, iNot, Florin Pojoga – director, Direcția digitalizare, informatizare și RNPM, Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, Ionuț Perțea – director, SC Infonot Systems SRL, Mircea Oprea – programator senior, SC Infonot Systems SRL și Matei Zamfir – manager în lucrări, Uniunea Națională a Notarilor Publici din România și Anca Crăciunoiu – șeful Departamentului relații internaționale și protocol al UNNPR, iar din partea CNN și Notartel, notarul VincenzoGunnella – consilier național al CNN și președinteleNotartelS.p.A., notarul RaimondoZagami – membru al Comisiei de informatică a CNN, PasqualeStarace – directorul general al Notartel,av.dr. Maria ConcettaCignarella – Departamentul de cercetare – Notartel, ing. Massimo Burchielli – manager de produs și portofoliu al NotartelS.p.A.,AntoninoMazzeo – profesor emerit, sisteme de procesare a informației, Universitatea Federico II Napoli și membru al CA Notartel, și dr. Laura Santangelo – consultant Notartel, Lucio Moriconi – director de operațiuni Notartel, Luigi D’Ardia – manager de dezvoltare front-endNotartel, Elsa Bertholet – consultant Notartel și notarul MateoGallione, consilier național CNN și reprezentant afaceri internaționale al CNN.

          Agenda de lucru a fost inițiată de către reprezentanții italieni cu un scurt istoric al digitalizării notariatului italian, fondatorulfiind profesorulAntoninoMazzeo – profesor emerit, sisteme de procesare a informației, Universitatea Federico II Napoli în anul 1997. CNN a constituit o comisie de informatică și un grup de studiu compus din juriști și informaticieni care au avut ca obiectiv crearea de programe și aplicații informatice pentru activitatea notarială. Această structură a reușit să implementeze servicii digitale securizate pentru activitatea notarială, platformă digitală securizată (PNI), registre și arhivare digitală, sistem de videoconferință securizat și semnătură digitală calificată furnizată de CNN. Pentru operațiunile pentru combaterea și prevenirea spălării banilor există o platformă de evaluare a riscului. Intenția CNN este de a implementa la nivel european un sistem digital securizat transnațional la care să aibăacces toate notariatele. Din punct de vedere organizatoric există 70 de angajați la Notartel, din care 50 de angajați pe parte tehnică, care asigură funcționarea aplicațiilor digitale pentru activitatea notarială, pentru circa 6.000 de notari cu 30.000 de angajați. Există, pentru fiecare notar, un serviciu de poștă electronică calificată cu un backup de Hotmail cu o capacitate de 25 GB;anual, notarii raportează circa 4.000 de operațiuni suspecte de spălarea banilor.

          Partea practică a acestei reuniuni de lucru a continuat cu semnătura digitală calificată. Din anul 2002, certificatorul, care este Notartel, eliberează semnături calificate exclusiv pentru notari și pentru nimeni altcineva. Astfel, pornind de la numele certificatorului, se observă că respectiva persoană care a semnat este un notar. Verificarea semnăturii înseamnă verificarea certificatului, care nu ține de rol sau funcție. În Italia a fost implementat în legislația națională Regulamentul European Eidas, care reglementează semnăturile electronice. La nivel european a fost instituit un verificator de semnături. În momentul în care există un document semnat digital, verificatorul de semnături standard european, dar și cele naționale verifică dacă acea semnăturăeste corectă. Semnătura, nu și funcția. Funcția nu poate fi verificată deoarece încă nu există în Europa însă, prin implementarea și utilizarea portofelului electronic se va verifica și certificatul de atribuire, care practic include și informațiile legate de rol și funcție.

Exclusiv prin intermediul PNI se gestionează semnătura digitală la distanță utilizată strict pentru constituirea societăților comerciale prin intermediul sistemului de videoconferință securizat. Prin sistemul certificat de videoconferință trebuie identificați participanții la instrumentarea unui act la distanță, identificarea trebuie să fie certă și să aibă trasabilitate. Nu pot fi folosite aplicații comerciale precum Zoom, Teams, Meet etc, care sunt sisteme socialmedia, deoarece acestea nu pot stabili cert nimic, participantul poate fi o persoanăcu altă identitate, care nu poate fi identificată. Când a fost creată semnătura calificată în crearea/gestiunea unui SRL online, a apărut cerința unei platforme care integrează toate componentele informatice ce permit ca aceste servicii complexe să fie oferite notarilor italieni. Aceasta presupune că notarul italian trebuie sădispună de instrumente de identificare și autorizare, de păstrare a semnăturii nu pe stickUSB, notarul italian având semnătura la distanță care evită păstrarea acesteia pe stickUSB, stickul fiind văzut doar ca un backup. Notarul folosește un sistem cu doi factori pe smartphone, unde este trimis codul de logare, și cu acel cod, acesta se semnează. Se dorește o evoluție a acestei semnături, și anume semnătura one-shot, pe care ei o numesc one-act. În cazul semnării înființării unui SRL online, singurul act care este permis a fi încheiat la distanțăconform legii notariale, nu e nevoie a se folosi o semnăturăcalificată, ci se utilizează o semnăturăcreată o singurădată pentru acel act, valabilă doar într-un anumit moment și act specific, eliberată de Notartel. Când notarul solicită în sistemul Notartel semnăturile, sistemul eliberează părților ce compar în fața lui aceste semnături one-shot, care pot fi folosite doar la acel act, ulterior aceste semnături nu mai pot fi folosite și la alte operațiuni, semnătura apare și dispare odată cu acel act. De asemenea birourile notariale folosesc și semnătura grafometrică. Aceasta este aplicată pe o tabletă care înregistrează toți parametrii de presiune, indicatorii de măsură, densitate etc, pentru a permite părții să semneze rapid, cu o semnăturăgrafică, actul pe care l-a încheiat. Toate aceste elemente sunt elemente certificate și calificate.

Totuși, notariatul italian nu este un notariat care încurajează încheierea de acte notariale la distanță. Înființarea de SRL-uri online la distanță prin acte autentice, singura procedură acceptată de legislația notarială italiană, a fost implementată deoarece notariatul italian are competență comercială și pentru că există o directivă europeană care obligă statele membre să facă posibilă constituirea de SRL-uri online. Ca urmare, notariatul și-a asumat această îndatorire pentru a menține standardul înscrisurilor autentice în materie de constituire a SRL-urilor și pentru a păstra în competență exclusivă competența comercială.

Alt element la care reprezentanții CNN și Notartel s-au referit a fost documentul de identitate electronică de care Europa dispune astăzi. Singurul document comun între cele două țări – Italia și România – este pașaportul electronic, dar nu toate persoanele îl dețin. Pe lângă acesta, mai există încă un element, dar nu toate statele din Europa l-au calificat și dezvoltat, cartea de identitate electronică. In Italia mai este și SPID, care este un sistem de identificare cu doi factori pe care toți cetățenii îl au. Toate interacțiunile între cetățeni și instituțiile publice folosesc acest sistem de identificare. Cartea de identitate electronică este primită și în cazul înființării unui SRL online cu toate datele de identificare de la starea civilă. Acestea sunt elemente calificate. A fost prezentată aplicația de smartphone pentru cititorul de pașaport electronic, care citește datele electronice ale titularului, respectiv poză, nume, prenume și cod fiscal, date care se preiau automat prin intermediul programelor de redactare în conținutul actelor, mai puțin amprentele – acestea putând fi accesate și verificate doar de către organele abilitate.

          A fost prezentat sistemul de arhivare, de conservare, care trebuie să păstreze documentele informatice, actele, conform unor reguli care să garanteze nealterarea și vizibilitatea acestor documente, precum și păstrarea în timp a acestora. În Italia sistemul de arhivare este extrem de bine reglementat și necesită un proces complex de arhivare, nu doar o aplicație sau program, deoarece programul singur nu prevede și aspectele juridice de garanție ca să funcționeze conform legii italiene. În Europa acest sistem este prezent doar în Italia, arhivarea documentelor în format digital fiind un domeniu care se ocupă doar de păstrarea sigură a documentelor. CNN nu poate să conserve documentele fără să țină cont de regulile și legislația națională în materie, însă, pe lângă regulile naționale, trebuie aplicate toate regulamentele Uniunii Europene pentru a adapta anumite aspecte ce nu țin doar de tehnologie, ci și de procesul în sine.

O altă procedură notarială digitală este conversia din format pe hârtie în format electronic, respectiv din format electronic în format electronic care și este valabilă pentru orice tip de act. Unui document oficial pe hârtie i se poate face o copie informatică, iar unui document informatic original i se poate face copie pe hârtie. În ambele situații trebuie verificat ca semnătura electronică să fie valabilă. Se face o copie conformă și se menționează că acea semnătură electronică este valabilă. În acest caz problema este că verificarea nu se face pe tipul de document, dacă este vorba de o semnăturădigitală recunoscutăîn Italia atunci documentul este valid.

Platforma AML facilitează notarilor italieni gestionarea și analiza tranzacțiilor suspecte în ceea ce privește prevenirea și combaterea spălării banilor. CNN a întreprins demersuri pentru îndeplinirea unui rol de intermediar pentru tot ceea ce înseamnă tranzacții suspecte în spălarea banilor și să raporteze către FIU – entitatea națională competentă în acest domeniu. Notarii italieni raportează aproximativ 4.000 de sesizări de spălare de bani pe an către FIU în Italia. CNN a încheiat un acord cu FIU conform căruia aceste sesizări trebuie să sosească anonime, FIU nu trebuie să știe cine este notarul care le-a făcut. CNN primește aceste sesizări și le transmite mai departe, respectând o procedură informatică. În contextul actual în cadrul procedurilor notariale, analiza tranzacțiilor suspecte și raportarea acestora instituțiilor de specialitate reprezintă un aspect important care vine în sprijinul activității notariale la nivel european.

Reuniunea de lucru a continuat cu prezentările delegației UNNPR și CNARNN, având în vedere interesul manifestat de CNN pentru două registre naționale notariale, respectiv RNNEPR și RNNEL. S-a prezentat un scurt istoric al CNARNN, apoi o demonstrație practică de înregistrare și interogare a celor două registre, precum și o descriere tehnică a funcționării acestora. A mai fost prezentat practic și modul de funcționare al programului iNot.

Prima zi a reuniunii de lucru s-a încheiat cu o vizităîn centrul de date autorizat al Notartel unde sunt amenajate spațiile destinate arhivei notariale, sistemului de management al semnăturilor digitale calificate ce are un regim de securitate special, sistem ce conține platforma de interconectare cu instituțiile italiene, infrastructura critică de tip core, precum și partea de asigurare a redundanței energetice a serviciilor furnizate de cătreNotartel.

A doua zi a reuniunii de lucru a continuat cu discuții pe tema implementării digitalizării în legislația română. Delegația italiană a CNN și-a oferit sprijinul atât pentru elaborarea de propuneri legislative, cât și pentru implementarea sistemului de semnătură digitală calificată și autorizarea UNNPR ca furnizor certificat de semnătură digitală, suport tehnic pentru platforma de arhivare electronică și suport tehnic pentru implementarea platformei în lupta împotriva spălării banilor.

În încheierea acestei reuniuni cei doi șefi de delegații, respectiv doamna notar Virginia Beldea – președintele Casei de Răspundere Civilă a Notarilor Publici și domnul notar VincenzoGunnella – consilier național al CNN și președinte NotartelS.p.A au acordat un scurt interviu pentru buletinul informativ al Consiliului Național al Notariatului Italian.

„Prin aceste întâlniri de colaborare pentru care mulțumim CNN – a spus dna Virginia Beldea, apreciem în mod deosebit soluțiile notariatului italian create prin intermediul PNI și în lupta împotriva spălării banilor. Scopul notariatului român este de a modifica legislația notarială și cea auxiliară comparabilă cu cea italiană, cu Codul de administrare digital și legislația auxiliară acestuia, cu recunoașterea actului digital notarial susținut de garanțiile semnăturii calificate eliberate de UNNPR, de sistemul de arhivare electronică și interconectarea la hubul guvernamental. În această perspectivă UNNPR a inițiat demersurile necesare cu Ministerul Justiției și cu Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării.”

„Suntem foarte onorați – a spus dl Vincenzo Gunella în numele notariatului italian, de această întâlnire bilaterală cu notariatul român și de structurile sale de funcționare care ne permit să continuăm colaborările la nivel internațional pentru o digitalizare a profesiei notariale. Viitorul va fi studierea modelelor de interoperabilitate, care să facă posibilă, chiar și la nivel european, conexiunea între platformele notariale, administrația publică și terți, persoane fizice și juridice, cu partajarea între sistemele informatice individuale și respectarea legislației. Unul din sectoarele principale în care circulația, partajarea și interoperabilitatea datelor pot face diferența este, cu siguranță, cel al combaterii și prevenirii spălării banilor.”

Întâlnirea bilaterală s-a încheiat cu vizita la biroul notarial Raimondo Zagami – care este și membru al Comisiei de Informatică a CNN, unde am avut ocazia să vedem modul de organizare și funcționare a biroului. La acest birou notarial majoritatea actelor se semnează digital, atât cu prezență fizică, cât și la distanță, activitatea biroului fiind concentrată în principal pe societățile comerciale. Au fost prezentate practic modul de conversie a unui act din hârtie în digital și invers, modalitatea de verificare și inserare a unui act de identitate electronic, aplicațiile de editare și platformele de interconectare cu instituțiile publice și modalitatea de semnare la distanță prin videoconferință, prin PNI. Un aspect interesant este cel în care, la semnarea unui act la distanță cu legalizare de semnătură, semnare care se face numai în cadrul birourilor notariale, modalitatea de calculare și încasare a onorariului notarial se face prin consens, în funcție de numărul părților semnatare și a notarului care redactează actul. Avantajul încheierii actelor în format digital este înlocuirea arhivei fizice cu arhiva digitală.